Effektive møter
Grunnpilaren i ERFA systemet er våre medlemmer som kommer sammen i grupper for å utveksle erfaringer og diskuterer aktuelle problemstillinger.
Dette er ofte også et av de få likhetstrekkene gruppene har og det er ofte stor forskjell på møtekulturen i de ulike ERFA gruppene.
Medlemmene i gruppene sitter gjerne på unik informasjon og ulike erfaringer samtidig som hverdagen til regnskapsførere byr på felles utfordringer. Møtene i gruppene er derfor et viktig forum for utveksling av informasjon og kunnskapsdeling. De ulike erfaringene medlemmene i gruppen har, kan ofte være svært verdifulle for andre medlemmer i gruppen. Det å kunne diskutere med andre og trekke veksler på flest mulige erfaringer kan gjøre oss bedre utstyrt til å ta de riktige beslutninger, noe som er til beste for både kunder og egen virksomhet, samt at det kan bidra til vekst og gi motivasjon i hverdagen.
Et godt møte handler ikke om å haste fra sak til sak uten agenda, klare mål eller diskusjoner. En god møteleder bør heller ikke prøve å kvele et hvert forsøk på innvendinger eller misnøye. Å ha en god møtekultur i ERFA gruppen gjør det effektivt for alle og øker medlemmenes utbytte av å delta i slike frivillige grupper.
- Hvordan er møtekulturen i din gruppe?
- Hva kjennetegner møtekulturen i deres gruppe?
- Er det de samme personene som stort sett prater på de fleste møter?
- Er det ofte møter hvor dere blir sittende lenger enn sluttidspunktet for møtet?
Møteskikk
Møtene i ERFA-gruppene består vanligvis av en møteleder, referent og møtedeltakere. For å få et møte som gir utbytte til alle er det viktig at alle er godt forberedt til møtet og at alle har lest eventuelle sakspapirer og at deltagere som skal si noe har forberedt sine innlegg.
Det å være møtedeltaker forplikter. For at alle medlemmene i gruppen skal ha mest mulig utbytte av å delta på møtene er det viktig at alle som er på møtene deltar og både gir og får erfaring fra de andre i gruppen.
Å være en god møtedeltager innebærer blant annet:
- At man møter presis
- Har respekt for møtet, møteledelsen og andre meddeltagere
- Er positiv og har godt humør
- Er en åpen, aktiv og konstruktiv møtedeltaker
- Ikke har egne gruppemøter under møter
Agenda:
En agenda er et viktig verktøy for et møte og kan både være kortfattet eller innholdsrik. En god agenda hjelper deltagerne i å forberede seg til møte, og under møtene hjelper den deltagerne til å følge rekkefølgen på dagsorden samt ta notater.
Noen tips til agendaen:
- For hvert punkt på agendaen bør det fremgå om det er en presentasjon eller diskusjon.
- Finne den beste rekkefølgen for temaene og sett av hvor mye tid hvert tema får slik at det er en tidsplan for hvert punkt på agendaen.
- På agendaen bør de fremgå hvem som har ansvaret for hvert agendapunkt, hva som skal skje og eventuell bakgrunnsinformasjon som trengs.
- Hensikten med et ERFA møte kan også være av mer sosial natur og det bør også fremgå av innkallingen/agendaen.
Forslag til en møteagenda i ERFA-gruppen kan være:
- Referat/fra forrige møte
- Bransjeaktuelle temaer (bruk for eksempel Regnskap Norges RSS feed brukes for å se de siste fagartiklene Regnskap Norge har sendt ut)
- Saker fra gruppen
- Saker / innspill fra Regnskap Norge, herunder eventuelle høringer
- Saker / innspill fra andre grupper
- Eventuelt
Gode råd for å optimalisere møteopplevelsen og ha mer strukturerte og effektive møter
At ERFA-møtene skal bli gode i alle henseender er nok et ønske alle medlemmene har. De fleste gruppene gjennomfører også sine møter i tråd med medlemmenes ønsker.
Nedenfor følger noen råd og tips for å optimalisere møteopplevelsen og gjøre møtene mer effektive:
- Formålet med møtet bør være klart på forhånd, ofte er dette basert på ønsket om å komme sammen og diskutere bransjerelaterte problemstillinger og høste erfaringer fra hverandre.
- Av møteinnkallingen bør det framgå hvilke saker som skal behandles. Hva vil dere ha ut av hvert enkelt møtepunkt og hvorfor står punktet oppført på agendaen? Sett ikke flere punkter på agendaen enn det gruppen har mulighet til å komme igjennom i møtet.
- Av innkallingen må det tydelig framgå tid og sted for møtet. Det er en fordel at gruppen har lagt sine møteplaner for et helt år. Planene erstatter likevel ikke den endelige innkallingen med hensyn til når og hvor møtet skal holdes. Møteinnkalling bør sendes i god tid før møtet, møteinnkalling med vedlegg sendes ut minst én uke før møtet holdes.
- Dersom det er mulig i gruppen bør møteledelsen gå på skift. Da kan deltagerne dele på ansvaret for å skape gode møter og lære av hverandres møtestil. Dette kan ofte føre til økt ansvarlighet i hele gruppen fordi alle medlemmene opplever på kroppen hvor krevende det kan være å lede et møte.
- Oppsummer for hvert punkt på agendaen slik at alle får med seg hva som faktisk blir bestemt. En god oppsummering skal innholde; hva som ble besluttet, hvem som eventuelt har hovedansvaret for saken og når det eventuelt skal være ferdig.
- Begynn møtet på tiden. Som møtedeltager bør man alltid møte presis. Det er å vise respekt for hverandres virksomheter og tidsdisponering.
- Det er viktig at alle møtedeltagerne er involvert og deltar i eventuelle diskusjoner (skru opp deltakeraktiviteten og ned på enveiskommunikasjonen). Alle har et medansvar for at møtet skal lykkes ikke bare ERFA-leder / møtearrangør.
- Hold på agendaen i møtet – juster eventuelt i møtet i samråd med deltagerne.
- Ha klare regler for hva som aksepteres i møtene i gruppen deres (mobil, ipad, laptop, etc)
- Dersom det er saker hvor møtedeltakeren har anledning til å forberede seg til møtet bør man møte godt forberedt (når det for eksempel er sendt ut sakspapirer).
- Skriv alltid referat av møtet. Dersom det er rullerende ansvar i gruppen for å skrive referat bør det fremgå av innkallingen hvem som skal skrive referat (så slipper man diskusjon i møtet)
- Gå igjennom forrige møtes referat i hvert møte. Sjekk eventuelt at ting er gjennomført i henhold til avtale.
- Dersom du ikke har anledning til å komme på møtet må det gis beskjed om dette til ERFA-leder eller møtearrangør så snart som mulig.