Hvorfor er gode rutiner viktig når du jobber med lønn?
Effektivitet og kvalitetssikring er nøkkelord. Her får du tips til hvordan få mer ut av lønnsarbeidet.
Gode rutiner handler om effektive arbeidsprosesser og kvalitetssikring i hverdagen. Hvis alle til enhver tid vet hva som forventes, er det enkelt å gjøre ting riktig og oppnå god kvalitet. Men det er ofte enklere sagt enn gjort. Plutselig skraper hverdagen på døren. Det er travelt, og planen du hadde om å lage gode rutiner er et vagt minne.
Så hvor kan du begynne? Hva er utgangspunktet ditt? Hvor befinner du deg i prosessen, og hvor butter det? Befinner du deg i en situasjon hvor du stadig er på etterskudd? Resulterer dette i mye heft og plunder rett før lønn skal betales ut? Eller føler du at du mister litt kontroll eller mangler oversikt? I travle perioder kan de fleste relatere seg til denne følelsen, og det er ikke et godt sted å være.
Finnes det én beste praksis for lønn?
Gjennom fire sesonger av lønn og HR-programmet har vi blant annet diskutert dette. Vi har delt erfaringer, tegnet opp tidslinjer, kart og oppgaver, og sammen kommet frem til noen beste praksiser. Det som både er viktig og spennende her, er at det ikke finnes én beste praksis. Den er kontekstavhengig; hvem er du, hvilke behov har du og hvilke ressurser har du tilgjengelig? Hvem er kunden, og hvilke behov har kunden? Alt dette skal henge sammen for å finne en beste praksis i denne situasjonen.
Mange som utfører lønnskjøring får servert et ferdig avtalt oppdrag. Dette er sjelden en god ide. Både kunden og den som kjører lønn, går på denne måten glipp av muligheten til å få en smidig lønnskjøring, inkludert eventuelt salg av mertjenester som kan bidra til en mer effektiv løsning for begge parter. En erfaren rådgiver innen lønn vil enkelt kunne se slike muligheter.
Tips til mer effektiv lønnskjøring
Beste praksis vil alltid være avhengig av rammene rundt. Noen av disse kan du bidra til å gjøre best mulig ved å være i forkant. Vi har samlet noen tips du kan bruke i lønnsarbeidet for å skaffe deg selv best mulig rammevilkår.
- Skaff tilgang til informasjon tidlig
Når du skal i gang med et nytt lønnsoppdrag, det være seg internt oppdrag eller for en kunde, sørg for å få tilgang til informasjon så tidlig som mulig. Det beste er alltid å delta når avtalene om selve lønnsoppdraget lages, slik at du får muligheten til å påvirke. - Vær nøye i avtalen for lønnstjenester
Det er viktig å avtale også lønnstjenesten ned i detaljer; hvem gjør hva og når? Spør deg selv hva som skal til for at du skal få kjørt lønn for kunden. Misforståelser kan oppstå hvis det er tvil om hvordan lønnstjenesten skal utføres. Feil utbetaling av lønn går utover lommeboka til den enkelte mottaker, og kan potensielt få store konsekvenser for enkeltpersoner. Vær derfor nøye i utarbeidelsen av avtalen.
Så hva er fordelen med å bli tidlig involvert og å ha detaljert informasjon om jobben som skal gjøres? Gode rutiner kan etterses. Det betyr kvalitetssikring og trygghet for kunden. Du slipper å be om utsatte frister, og er sikker på at lønnen blir rett. Bedriften vil tjene mer penger, og du vil sove godt om natta.
Vi vet at det er travelt, og vi vet at det er vanskelig å ta seg tid. På lønn og HR-programmet får du den tiden sammen med mange i samme situasjon. Her kan dere dele erfaringer og sammen komme frem til en beste praksis. Programmet gir deg et verktøy som du kan ta med deg hjem og iverksette i din bedrift.