Skal du inngå ny avtale om IT-system?

Still krav til leverandøren for å sikre at du driver i samsvar med regnskapsførerloven og GRFS. Vi hjelper deg.

Vår teknologiundersøkelse i 2018 viser at flere regnskapsvirksomheter går til anskaffelse av mer enn ett regnskapssystem til bruk i oppdragsgjennomføringen. Det er således mange systemkontrakter som inngås i disse dager.

Skal du inngå eller oppdatere en avtale med systemleverandør om bruk av IT-systemer og drift av IT-systemer til bruk i oppdragsgjennomføringen,
må du stille krav til leverandøren for å sikre at du driver i samsvar med regnskapsførerloven og GRFS.

Finanstilsynet gjennomførte i 2015 et IKT-tematilsyn som avdekket vesentlige mangler i avtaleverket når regnskapsførere utkontrakterer IT-drift og IT-programvare. Som et svar på dette utviklet Regnskap Norge i samråd med systemleverandører og bransjeaktører to vedlegg regnskapsvirksomheten bør ha med i kontakten med systemleverandøren når de inngår avtale om utkontraktering.

Kravspesifikasjon ved utkontraktering av programvare

Dette vedlegget skal benyttes der hvor regnskapsvirksomheten inngår avtale om bruk av IT-systemer i oppdragsgjennomføringen. Kravspesifikasjonen setter krav til leverandøren når det gjelder rutiner, metodeverk, bransjekompetanse, logging av brukereffektivitet og rett til overføring av data ved opphør.

Kravspesifikasjon ved utkontraktering av drift

Dette vedlegget skal benyttes der hvor regnskapsvirksomheten inngår avtale om driften av IT-systemer som benyttes i oppdragsgjennomføringen. Kravspesifikasjonen setter krav til leverandøren når det gjelder oppbevaring, bransjekompetanse, teknisk kapasitet og kompetanse, angivelse av driftstjenesten, rutiner for informasjonssikkerhet, beredskapsplan, internkontroll, mv., behandling av personopplysninger, innsyn, bruk av underleverandører, rett til overføring av data ved opphør, konfidensialitet og mislighold.

Når skal disse kravspesifikasjonene brukes?

Kravspesifikasjon ved utkontraktering av programvare skal benyttes når regnskapsvirksomheten inngår avtaler med en systemleverandør om bruk av deres programvare. Tilsvarende skal kravspesifikasjon ved utkontraktering av programvare benyttes når regnskapsvirksomheten inngår avtaler med en systemleverandør om drift av deres programvare. Inngås det avtaler om bruk av integrerte skytjenester innen programvare og drift, skal begge kravspesifikasjonene legges ved avtalen.

Du kan ikke regne med at systemleverandør uoppfordret presenterer disse vedleggene når det inngås kontrakter. Det er viktig at du som regnskapsfører krever disse kravspesifikasjonene som en del av avtaleverket for å ivareta krav i regnskapsførerloven og i GRFS.

Hvor finner jeg kravspesifikasjonene?

På våre websider finner du kravspesifikasjonene med veiledninger. Veiledningene skal hjelpe partene i avtalen å sette rett ambisjonsnivå slik at regnskapsvirksomheten og systemleverandøren reduserer risiko for misforståelser ved kontraktsinngåelsen.