1 Utgangspunkt og definisjoner

1.1 Rammeverk, virkeområde, formål og omfang

1.1.1 Rammeverk

Utøvelse av ekstern regnskapsførervirksomhet er regulert gjennom regnskapsførerloven.
Regnskapsførerloven setter krav om at person som skal utøve slik virksomhet, må ha autorisasjon som regnskapsfører. I regnskapsførerforskriften er plikter etter regnskapsførerloven ytterligere utdypet.

Det foreligger en rekke regelverk som regulerer det materielle innhold i den yrkesutøvelse som skjer. Hvilke regelverk som er aktuelle må vurderes konkret, basert på oppdragsgivers virksomhet. God regnskapsføringsskikk utdyper ikke innholdet i slike tilliggende regelverk. Det er ved lenker gitt henvisninger til sentrale bestemmelser i andre regelverk, herunder bokførings- og regnskapsreglene. Teksten i standarden må leses i sammenheng med de bestemmelser det er henvist til.

Denne standard gir retningslinjer for god regnskapsføringsskikk vedrørende allmenne forhold som gjelder for regnskapsføreroppdrag, samt på oppdragsområdene fakturering, lønn, betaling, bokføring og årsoppgjør.

1.1.2 Virkeområde

Standarden gjelder ekstern regnskapsførervirksomhet der regnskapsfører i næring påtar seg å føre regnskap for andre (regnskapsføreroppdrag). Oppdragsgivers eget ansvar for å overholde plikter gitt i eller i medhold av lov hviler fullt ut på oppdragsgiver selv*. Oppdragsgiver kan ikke ved avtale fraskrive seg plikter som påhviler oppdragsgiver, for eksempel overfor tredjemann eller offentlige myndigheter. De tjenester som regnskapsførervirksomheten tilbyr seg å utføre på vegne av oppdragsgiver skal reguleres i en oppdragsavtale . Regnskapsførervirksomhetens ansvar fremkommer av oppdragsavtalen og bestemmelser gitt i eller i medhold av lov.

* For eksempel bokføringsplikt etter bokføringslovens av 19.11.04 nr. 73, regnskapsplikt etter regnskapsloven av 17.07.98 nr. 56, plikt til å levere skattemelding eller selskapsmelding etter skatteforvaltningsloven av 27.05.27 nr. 14 eller plikt til å levere a-melding etter a-opplysningsloven av 22.06.12 nr. 43. 

 

1.1.3 Formål og omfang

Standardens formål er å gi uttrykk for hvilke forutsetninger regnskapsførervirksomheten skal oppfylle for å påta seg regnskapsføreroppdrag, samt hva regnskapsførervirksomheten normalt skal legge til grunn som god praksis ved oppdragsutførelsen. Standarden skal medvirke til at oppdragsgivere mottar regnskapstjenester av høy kvalitet, med gode regnskapsprodukter som resultat.

Standarden gjelder enhver som er autorisert som regnskapsfører i henhold til regnskapsførerloven, men er begrenset til virksomhet som i næring fører regnskap for andre (regnskapsføreroppdrag). Regnskapsførervirksomheten må sørge for at alle regnskapsføreroppdrag utføres i samsvar med standarden, herunder oppgaver som ikke utføres av autoriserte regnskapsførere. Standardens innhold kan også være egnet som kvalitetsnorm hos virksomheter som utfører regnskapsføring internt.

I standarden er det angitt med uthevet skrift hva som er obligatoriske krav, gitt at de respektive krav er aktuelle for de oppgaver som er avtalt utført etter oppdragsavtalen. Det øvrige innholdet i standarden er veiledende. Hele standarden må imidlertid betraktes under ett, idet den utfyllende teksten foruten å gi konkret veiledning, utdyper og forklarer innholdet i de handlinger som er nødvendig for å oppfylle kravene til virksomhetsutøvelse i overensstemmelse med god regnskapsføringsskikk.

Andre løsninger enn standardens kan være akseptable, så fremt de minst oppfyller formålet med kravet og sikrer samme kvalitetsnivå på tjenesteleveransen. Løsningene kan ikke være i strid med krav gitt i eller i medhold av lov. Regnskapsfører skal kunne redegjøre for avvik fra standardens obligatoriske krav (uthevet tekst), og skal derfor begrunne slike avvik i oppdragsdokumentasjonen.

 

1.2 Definisjoner

1.2.1 Regnskapsføring

Regnskapsføring defineres som utføring av oppdragsgivers plikter etter regnskaps- og bokføringslovgivningen, samt utarbeidelse av oppgaver og opplysninger for oppdragsgiver som denne skal gi i henhold til lov eller forskrift. Oppdraget kan i oppdragsavtalen utvides eller begrenses i forhold til denne definisjonen.

1.2.2 Regnskapsfører, regnskapsførervirksomhet og regnskapsførerselskap

Med autorisert regnskapsfører menes person som har autorisasjon som regnskapsfører. Autorisert regnskapsfører uten oppdragsansvar har et selvstendig ansvar for at eget arbeid utføres på en ordentlig måte, i tråd med oppdragsavtalen og bestemmelser gitt i eller i medhold av lov.

Med oppdragsansvarlig regnskapsfører menes en autorisert regnskapsfører som i henhold til oppdragsavtalen er utpekt som ansvarlig for regnskapsføreroppdraget.

Med regnskapsfører menes enhver person som utfører oppgaver på regnskapsføreroppdraget, herunder oppdragsansvarlig regnskapsfører og medarbeidere.

Med regnskapsførervirksomhet menes både enkeltpersonforetak og selskap som i næring fører regnskap for andre.

Med regnskapsførerselskap menes selskap som nevnt i forrige avsnitt. Begrepet inkluderer ikke enkeltpersonforetak.

1.2.3 Oppdragsgivers dokumentasjon

Med oppdragsgivers dokumentasjon menes dokumentasjon av bokførte opplysninger (bilag/ bokføringsgrunnlag) og dokumentasjon av balansen.*

*Se også bokføringsforskriften kapittel 5, 6 og 8

Dokumentasjonen kan være mottatt fra eksterne parter, eller være utarbeidet av oppdragsgiver eller regnskapsførervirksomheten. 

1.2.4 Oppdragsgivers regnskapsmateriale

Med oppdragsgivers regnskapsmateriale menes oppdragsgivers oppbevaringspliktige regnskapsmateriale.*

* Jf. bokføringsloven § 13 første ledd, bokføringsforskriften og god bokføringsskikk. 

1.2.5 Oppdragsdokumentasjon

Med oppdragsdokumentasjon menes den dokumentasjon som regnskapsførervirksomheten utarbeider og oppbevarer for å dokumentere utførelsen av regnskapsføreroppdraget.

1.2.6 Faktureringsoppdrag

Med faktureringsoppdrag menes utstedelse av salgsdokumenter og kreditnotaer* på vegne av oppdragsgiver.

*Se også GBS 1 utstedelse av kreditnota

1.2.7 Faktureringsgrunnlag

Med faktureringsgrunnlag menes oppdragsgivers dokumentasjon som utgjør grunnlaget for utstedelse av salgsdokumenter (fakturering).

1.2.8 Lønnsoppdrag

Med lønnsoppdrag menes oppdrag som omfatter: 

• registrering av lønnsgrunnlag
• utarbeidelse av lønnsdokumentasjon
• utarbeidelse av grunnlag for utbetaling av lønn, feriepenger, trekk og arbeidsgiveravgift, og/eller
• utarbeidelse og innsending av offentlige oppgaver på vegne av oppdragsgiver.
  
  

1.2.9 Lønnsgrunnlag

Med lønnsgrunnlag menes oppdragsgivers dokumentasjon mv. som opplysningspliktige ytelser og trekk bygger på, herunder avtaler om lønn og naturalytelser, timelister, reiseregninger, skattekort, vedtak om utleggstrekk, kontingenter, forsikringstrekk mv.

1.2.10 Lønnsslipp, a-melding og sammenstillingsoppgave (årsoppgave) lønn

Med lønnsslipp menes skriftlig oppgave/kvittering til arbeidstakeren over beregningsmåten for lønn, beregningsgrunnlaget for feriepenger og trekk som foretas.

Med a-melding menes månedlig rapportering av lønns- og ansettelsesforhold til Skatteetaten, NAV og Statistisk sentralbyrå. A-melding A01 registreres direkte i Altinn, mens a-melding A02 sendes fra et lønns- og personalsystem. Med a-melding tilbakemelding (A03) menes tilbakemelding på innsendte opplysninger etter at a-meldingen er levert. *

*Se også a-opplysningsforskriften av 24.06.14 nr. 857

Med sammenstillingsoppgave (årsoppgave) lønn menes en årlig sammenstilling fra arbeidsgiver til arbeidstaker over innrapporterte opplysninger om ytelser, forskuddstrekk og feriepengegrunnlag.

1.2.11 Lønnsdokumentasjon

Med lønnsdokumentasjon menes dokumentasjon for bokføring i regnskapssystemet av lønn og trekk mv. (bilag/bokføringsgrunnlag).*

* For ikke bokføringspliktige oppdragsgivere gjelder tilsvarende krav til lønningsregnskap etter skattebetalingsforskriften av 21.12.07 nr. 1766 § 5-11-2.

1.2.12 Betalingsoppdrag

Med betalingsoppdrag menes oppdrag hvor regnskapsførervirksometen får adgang til å belaste oppdragsgivers bankkonto(er) med utbetalinger, eller legge betalingsforslag til godkjenning hos oppdragsgiver.

1.2.13 Betalingsgrunnlag

Med betalingsgrunnlag menes dokumentasjon av krav og andre rettsgrunnlag for utbetalinger, herunder kjøpsdokumenter (inngående fakturaer), lønningslister, offentlige oppgaver, utgående kreditnotaer som betinger utbetaling mv.

Betalingsgrunnlaget kan være mottatt fra eksterne parter eller være utarbeidet av oppdragsgiver eller regnskapsførervirksomheten.

1.2.14 Betalingsforslag

Med betalingsforslag menes oversikt over krav som skal belastes en bankkonto. Betalingsforslag kan benevnes remitteringsliste, remitteringsforslag, bankliste for lønninger etc.

1.2.15 Årsoppgjørsoppdrag

Med årsoppgjørsoppdrag menes regnskapsføreroppdrag som innebærer utarbeidelse av årsregnskap og/eller fastsettingsskjemaer skatt. *

*For eksempel skattemelding for formues- og inntektsskatt, selskapsmelding for selskaper med deltakerfastsetting eller kun næringsoppgave. 24 Jf. bokføringsloven § 3 og bokføringsforskriften § 2-1. 

1.2.16 Rene rapporteringsoppdrag

Med rene rapporteringsoppdrag menes regnskapsføreroppdrag som ikke omfatter løpende bokføring, kun bistand med utarbeidelsen av pliktig regnskapsrapportering.

2 Forutsetninger for å kunne påta seg regnskapsføreroppdrag

2.1 Rutiner og intern kontroll

Regnskapsførervirksomheten skal drives forsvarlig, og til enhver tid ha nødvendige interne rutiner som sikrer at oppdragsavtalen og krav gitt i eller i medhold av lov etterleves, samt at oppdragsgiveres og regnskapsførervirksomhetens egne interesser ivaretas. Rutinene skal være nedfelt skriftlig hvis dette er viktig for å sikre gjennomføring. Regnskapsførervirksomheten skal kunne begrunne hvorfor interne rutiner, intern kontroll og opplegget for oppdragsutførelse for øvrig anses forsvarlig.

Regnskapsførervirksomheten skal etablere forsvarlige interne kontroll- og kommunikasjonsrutiner som sikrer oppfyllelse av plikter etter hvitvaskingsloven.

Regnskapsførerselskaper skal ha risikostyring og internkontroll som minst tilfredsstiller kravene i risikostyringsforskriften.


Regnskapsførervirksomheten bør søke å ha ensartede rutiner for samtlige oppdragsgivere. Antall medarbeidere, medarbeidernes kompetanse og oppdragenes kompleksitet er faktorer som bør tas hensyn til ved etablering og dokumentasjon av interne rutiner og intern kontroll. Også i regnskapsførervirksomheter med få eller ingen ansatte er det viktig at interne rutiner dokumenteres, og de bør derfor nedfelles skriftlig. Dette reduserer blant annet sårbarhetsrisikoen dersom oppdragsansvarlig regnskapsfører settes ut av stand til å delta i arbeidet . I små regnskapsførervirksomheter med få ansatte og enkle oppdrag og systemer vil rutinebeskrivelsene kunne være enklere og mer kortfattet enn i større regnskapsførervirksomheter med flere ansatte og mer kompliserte oppdrag og systemer.

Risikostyringsforskriften gjelder kun regnskapsførerselskaper, men også enkeltpersonforetak bør gjennomføre risikostyring og internkontroll som beskrevet i forskriftens § 6 og § 7.

2.2 Innhenting av uttalelse om nytt oppdrag

Ved overtagelse av oppdrag fra en annen regnskapsfører skal ny regnskapsfører be om en uttalelse om oppdragsforholdet fra tidligere regnskapsfører. Oppdragsgiver skal orienteres om at en slik uttalelse innhentes. Slik uttalelse skal innhentes før ny regnskapsfører inngår oppdragsavtale med oppdragsgiver. Forespørsel til tidligere regnskapsfører skal likevel ikke skje før oppdragsgiveren har akseptert ny regnskapsførers tilbud om utførelse av regnskapsførertjenester.

Tidligere regnskapsfører skal, når ny regnskapsfører ber om det, gi opplysninger til ny regnskapsfører om forhold som tilsier at ny regnskapsfører ikke bør påta seg oppdraget. Tidligere regnskapsfører skal i sin uttalelse minimum opplyse om forhold knyttet til oppdragsutførelsen som innebærer mislighold av oppdragsavtalen eller brudd på krav gitt i eller i medhold av lov. Tidligere regnskapsfører skal avgi sin uttalelse uten ugrunnet opphold, normalt innen 14 dager etter mottak av forespørselen fra ny regnskapsfører.

Begge regnskapsførere skal dokumentere slik korrespondanse i oppdragsdokumentasjonen, enten i form av skriftlig uttalelse eller som notater fra samtale.

Anmodning om uttalelse fra tidligere regnskapsfører kan unnlates dersom ny regnskapsfører har god kunnskap om oppdragsgiver og dennes regnskapsførsel. Det samme gjelder for kortvarige oppdrag, samt for oppdrag med begrenset omfang, der en uttalelse fra tidligere regnskapsfører ikke forventes å ha betydning for oppdragsutførelsen. De vurderinger som medfører at uttalelse fra tidligere regnskapsfører ikke innhentes, skal dokumenteres i oppdragsdokumentasjonen.

Uttalelsen kan gis av tidligere regnskapsfører uten hinder av taushetsplikten. Innholdet i uttalelsen fra tidligere regnskapsfører kan videreformidles til oppdragsgiveren.

2.3 Risikobasert kundekontroll

Den som etablerer et oppdrag på vegne av regnskapsførervirksomheten skal sørge for at det foretas risikobasert kundekontroll etter hvitvaskingsloven av oppdragsgiver, kontaktperson og reelle rettighetshavere, herunder påse at den fremlagte dokumentasjonen er tilstrekkelig som legitimasjon.  

Regnskapsførervirksomheten skal løpende følge opp eksisterende kundeforhold, og oppdatere dokumentasjon og opplysninger om kunder.

2.4 Honorarer

Regnskapsførervirksomheten skal på forespørsel fra oppdragsgiver gjøre rede for sin honorarberegning.

Redegjørelsen kan være på overordnet nivå, og behøver ikke å vise timer pr. ansatt pr. dag. Ved fastprisavtaler er det ikke nødvendig å redegjøre for honorarberegningen, da honoraret følger direkte av oppdragsavtalen.

2.5 Kapasitet

Regnskapsførervirksomheten skal ha tilstrekkelig kapasitet til å utføre sine oppdrag i samsvar med oppdragsavtaler og krav gitt i eller i medhold av lov.

Antall autoriserte regnskapsførere i virksomheten skal være tilstrekkelig til at det kan gjennomføres forsvarlig kvalitetskontroll i henhold til kapittel 7.

Regnskapsførervirksomheten skal vurdere sin kapasitetsmessige sårbarhet, og eventuelt iverksette tiltak slik at oppdragsgivere og egen virksomhet blir minst mulig skadelidende ved situasjoner hvor kapasiteten er lavere enn normalt.

Et eksempel på tiltak mot kapasitetsmessig sårbarhet i regnskapsførervirksomheter med få ansatte kan være å ha en bistandsavtale med annen regnskapsførervirksomhet.

2.6 Kompetanse

Regnskapsførervirksomheten skal ha tilstrekkelig kompetanse til å utføre sine oppdrag i samsvar med oppdragsavtaler og krav gitt i eller i medhold av lov.

Regnskapsførervirksomheten skal kun påta seg rådgivningsoppgaver dersom virksomheten har egen eller innleid kompetanse på det aktuelle området. Regnskapsførervirksomheten skal ikke påta seg oppgaver i strid med domstollovens bestemmelse om rettshjelpsvirksomhet.

Regnskapsfører bør i alminnelighet stille seg disponibel for oppdragsgiver i spørsmål relatert til regnskapet og annet som naturlig hører til regnskapsføreroppdraget, herunder blant annet regnskapsanalyser, kalkulasjoner, driftsplanlegging, budsjettering, og skatte- og avgiftsspørsmål inklusive klager og endringssaker.

Dersom forutsetningene for å bistå oppdragsgiver ikke er til stede, bør oppdragsgiver anbefales å søke kompetent bistand.

2.7 Taushetsplikt

2.7.1 Taushetsplikt og taushetserklæring

Regnskapsførervirksomhetens medarbeidere skal bevare taushet om opplysninger de får kjennskap til ved utføring av oppdrag. 

Regnskapsførervirksomheten skal sørge for at samtlige medarbeidere avgir skriftlig taushetserklæring. Det samme gjelder andre som har tilgang til oppdragsgivers regnskapsmateriale hos regnskapsførervirksomheten og/eller til regnskapsførervirksomhetens oppdragsdokumentasjon.

Taushetsplikten er varig. Den gjelder således også etter at oppdraget for oppdragsgiver er avsluttet, og etter at en medarbeider i regnskapsførervirksomheten har avsluttet sitt arbeidsforhold. Begrepet “medarbeidere” omfatter i tillegg til autoriserte regnskapsførere og medarbeidere som deltar i oppdragsutførelsen (regnskapsmedarbeidere) også administrativt personale, renholdere og andre, herunder innleid personell.

Dersom innleid personell som ikke deltar i oppdragsutførelsen har undertegnet taushetserklæring hos sin arbeidsgiver, kan det unnlates å utarbeide ytterligere taushetserklæring hos regnskapsførervirksomheten. Eksempler på dette kan være renholdere, vektere mv. Imidlertid må dette begrenses til de tilfellene hvor regnskapsførervirksomheten kan dokumentere at det er undertegnet slik taushetserklæring.

Taushetsplikten gjelder ikke hvor unntak følger av regnskapsførerloven, særlovgivning, oppdragsavtalen eller etter tillatelse fra oppdragsgiver, herunder i følgende tilfeller:

• En regnskapsfører som foretar kontroll av en annen regnskapsførers regnskapsføreroppdrag, kan i forbindelse med denne kontrollen gis opplysninger og dokumentasjon.
• Tidligere regnskapsfører plikter å gi opplysninger til ny regnskapsfører om forhold som tilsier at ny regnskapsfører ikke bør påta seg oppdraget dersom ny regnskapsfører spør om dette.
• Regnskapsførervirksomheten er pålagt å gi offentlige kontrollmyndigheter nødvendig bistand til innsyn i regnskapssystemet og regnskapsmaterialet, samt stille til disposisjon utstyr og programvare til dette . Denne plikten er likevel begrenset til det arbeid regnskapsførervirksomheten har utført, samt det materiale og de systemer som regnskapsførervirksomheten rår over. Bistanden ytes uten vederlag fra kontrollmyndighetene.
• Regnskapsførervirksomheten er pålagt å vederlagsfritt bistå gjeldsnemnd og bostyrer med opplysninger om skyldnerens regnskaps- og forretningsførsel . Denne bistandsplikten gjelder kun allerede utførte oppgaver for skyldneren (oppdragsgiver). Bistandsplikten avgrenses til å gi faktiske opplysninger til gjeldsnemnd og bostyrer om skyldnerens regnskaps- og forretningsførsel, uten å gjennomføre ytterligere vurderinger.
• Regnskapsfører kan avgi forklaring og fremlegge dokumentasjon vedrørende regnskapsføreroppdrag eller andre tjenester for domstol, eller for politiet når det er åpnet etterforskning i en straffesak.
• Regnskapsfører kan underrette politiet dersom det i forbindelse med regnskapsføreroppdrag eller andre tjenester fremkommer forhold som gir grunn til mistanke om at det er foretatt en straffbar handling.
• Dersom undersøkelser ikke avkrefter en mistanke om at en transaksjon har tilknytning til utbytte av en straffbar handling eller terrorfinansiering, skal regnskapsførervirksomheten oversende opplysninger til Økokrim om den aktuelle transaksjonen og om de forhold som har medført mistanke .

Oppdragsavtalen skal regulere hvem hos oppdragsgiver som skal gis informasjon, jf. punkt 3.2.
Taushetsplikten er likevel ikke til hinder for at regnskapsfører kan gi informasjon til personer som har eget ansvar for oppdragsgivers regnskapsførsel. Dette gjelder for eksempel innehaver av enkeltpersonforetak, deltakere i ansvarlige selskaper og daglig leder og styret (det samlede styret, ikke enkeltstående styremedlemmer).*

*  Jf. blant annet selskapsloven av 21.06.85 nr. 83 § 2-24 og § 3-14, aksjeloven av 13.06.97 nr. 44 § 6-12 tredje ledd og § 6-14 fjerde ledd, og allmennaksjeloven av 13.06.97 nr. 45 § 6-12 tredje ledd og § 6-14 fjerde ledd. 

2.7.2 Ekstern bistand

Dersom regnskapsfører ved utførelse av sitt oppdrag har behov for å referere et saksforhold eller annen informasjon om oppdragsgiver i samtale eller skriftlig overfor en tredjepart, skal omtalen være av en slik anonym karakter at tredjepart ikke kan forstå hvilken oppdragsgiver saksforholdet gjelder.

2.8 Program- og maskinvare

2.8.1 Bruksrettigheter

Regnskapsførervirksomheten skal ha lovlig bruksrett til all programvare som benyttes i virksomheten.

2.8.2 Oppdragsgivers tilgang til regnskapsførervirksomhetens regnskapssystem

Dersom oppdragsgiver skal ha tilgang til regnskapsførervirksomhetens regnskapssystem skal omfanget av tilgangen avtales. Regnskapsførervirksomheten skal sørge for tilgangskontroller, slik at oppdragsgivers tilgang ikke blir mer omfattende enn det som følger av avtalen.

Formålet med kravet til avtaleregulering og tilgangskontroller er å forhindre urettmessige tillegg, endringer eller slettinger i bokførte opplysninger, dokumentasjon mv. Reguleringen kan skje i oppdragsavtalen, som et vedlegg til denne, gjennom bekreftelser pr. e-post eller på annen skriftlig måte.

Regnskapsførervirksomheten er ikke ansvarlig for bokførte opplysninger, dokumentasjon mv. som utarbeides av oppdragsgiver innenfor de avtalte tilganger. Dette bør fremgå av avtalen mellom oppdragsgiver og regnskapsførervirksomheten.

2.8.3 Regnskapsførers arbeid i oppdragsgivers regnskapssystem

Dersom regnskapsfører utfører sitt oppdrag i oppdragsgivers regnskapssystem er regnskapsførervirksomheten ikke ansvarlig for eventuelle tillegg, endringer eller slettinger som gjennomføres av oppdragsgiver.

I de tilfeller hvor oppdraget utføres i oppdragsgivers regnskapssystem har oppdragsgiver normalt full tilgang til alle bokførte opplysninger, dokumentasjon mv. Oppdragsgiver vil derfor være ansvarlig for at bokførte opplysninger, dokumentasjon mv. som utarbeides av regnskapsførervirksomheten ikke endres eller slettes urettmessig. Dette bør fremgå av avtale mellom oppdragsgiver og regnskapsførervirksomheten.

2.8.4 Vedlikehold

Programvare som regnskapsførervirksomheten benytter under oppdragsutførelsen skal være oppdatert, slik at krav gitt i eller i medhold av lov kan overholdes.

2.8.5 IT-sikkerhet

Regnskapsførervirksomheten skal sørge for betryggende sikring av program- og maskinvare mot urettmessig tilgang, endring, sletting, tap og ødeleggelse av data. Det skal gjennomføres tiltak som gir betryggende sikring av integritet, tilgjengelighet og konfidensialitet knyttet til lagrede data.*

*  Jf. blant annet bokføringsloven § 4 nr. 9 og § 13 tredje ledd, NBS 1 Sikring av regnskapsmateriale, regnskapsførerforskriften § 3-2 tredje ledd, risikostyringsforskriften § 2 og § 7 annet ledd, samt personopplysningsloven av 14.04.00 nr. 31 § 13 og personopplysningsforskriften av 15.12.00 nr.
kapittel 2. 

Regnskapsførervirksomheten skal ha en oppdatert og testet beredskapsplan for å kunne håndtere vesentlige driftsavbrudd knyttet til program- og maskinvare.

Eksempler på sikringstiltak kan være (ikke uttømmende): 

• Tilgangskontroller (for eksempel brukernavn og passord for pålogging)
• Sikkerhetskopiering
• Virusbeskyttelse
• Brannmur
• Ikke åpne ukjent innhold (for eksempel i e-post, lenker til ukjente nettsteder, på minnepinne mv.)
• Oppdatere programvare, herunder operativsystem, virusprogramvare mv.
• Begrense adgangen til å koble til andre enheter (for eksempel mobiltelefoner, nettbrett mv.)

En beredskapsplan er en plan som beskriver varslingsrutiner, ansvar og oppgaver hvis det oppstår en situasjon med vesentlige driftsavbrudd i IT-systemene. Beredskapsplanen må oppdateres og testes for å sikre at løsningene virker som forutsatt i en situasjon med vesentlige driftsavbrudd.

2.8.6 Ekstern drift av virksomhetskritisk IKT

Når eksterne leverandører velges for drift av virksomhetskritisk IKT for regnskapsførervirksomheten, skal det i avtale med leverandøren sikres at regnskapsførervirksomheten oppfyller krav til informasjonsbehandling, dokumentasjon, oppbevaring og drift gitt i eller i medhold av lov. *

*  Jf. blant annet bokføringsloven § 13 og bokføringsforskriften kapittel 7, regnskapsførerloven § 10, regnskapsførerforskriften § 3-2, risikostyringsforskriften § 5 og personopplysningsloven § 15. 

Avtalen skal sikre at regnskapsførervirksomheten gis rett til å kontrollere de av leverandørens aktiviteter som er knyttet til avtalen, samt sikre håndtering av taushetsbelagt informasjon.

Det skal videre avtales at de som fører tilsyn med regnskapsførervirksomheten gis tilgang til opplysninger fra og tilsyn med leverandøren der disse finner det nødvendig som ledd i tilsynet med regnskapsførervirksomheten.

Det skal fremgå av avtalen hvor oppdragsgiveres regnskapsmateriale og regnskapsførervirksomhetens oppdragsdokumentasjon oppbevares (hvor fysiske oppbevaringsmedier befinner seg). Regnskapsførervirksomheten skal der det er aktuelt informere oppdragsgivere om hvor deres regnskapsmateriale oppbevares.*

*Jf. bokføringsloven § 13, bokføringsforskriften § 7-4 og § 7-5, og forskrift om oppbevaring av regnskapsmateriale i EØS av 03.06.10 nr. 759. 

Selv om eksterne leverandører velges for drift av IKT er det regnskapsførervirksomheten selv som har det formelle ansvaret for informasjonsbehandling, dokumentasjon, oppbevaring og drift.

Virksomhetskritisk IKT omfatter både maskin- og programvare, for eksempel regnskaps-, fakturerings-, lønns- og årsoppgjørssystem. Regnskapsførervirksomhetens kontrollrett kan utøves av regnskapsførervirksomheten selv eller ved innleid bistand.

Avtalen med leverandøren må blant annet etterleve kravet til en databehandleravtale som regulerer behandling av personopplysninger, plikt til å gjennomføre sikringstiltak mv.  


Ved arbeid i oppdragsgivers IKT-systemer gjelder ikke kravene over for disse systemene, men Finanstilsynet har likevel rett til innsyn i oppdragsgivers regnskapsdata og regnskapsmateriale. Det samme gjelder andre som gjennomfører kvalitetskontroll av regnskapsførervirksomheten etter avtale med Finanstilsynet.

2.8.7 Bytte av programvare

Ved bytte av programvare skal regnskapsførervirksomheten ivareta krav til oppbevaring og sikring av oppdragsgivers regnskapsmateriale som er i regnskapsførervirksomhetens besittelse.*

*  Jf. bokføringsloven § 4 nr. 9 og § 13, bokføringsforskriften kapittel 7 og NBS 1 Sikring av regnskapsmateriale. 

Samt av regnskapsførervirksomhetens oppdragsdokumentasjon. Det samme gjelder krav til kontrollspor og eventuelt elektronisk tilgjengelighet til bokførte opplysninger i 3,5 år etter regnskapsårets slutt. 

Dette omfatter blant annet

• Sikring mot urettmessig sletting (tilgjengelighet)
• Sikring mot urettmessig endring (integritet)
• Sikring mot urettmessig tilgang (konfidensialitet)
• Mulighet for enkel gjenfinning
• Lesbarhet og mulighet for etterkontroll
• Mulighet for utskrift på papir ved elektronisk oppbevaring

Regnskapsførervirksomheten bør sørge for avtaler med programvareleverandør som sikrer tilgang til oppdragsgivers oppbevaringspliktige regnskapsmateriale og regnskapsførervirksomhetens oppdragsdokumentasjon i hele oppbevaringsperioden.*

* Jf. bokføringsloven § 13 annet ledd, bokføringsforskriften § 7-3 og regnskapsførerforskriften § 3-2 annet ledd. 

 

2.9 Forsikring

Regnskapsførervirksomheten skal løpende vurdere sine samlede forsikringsbehov.

Sentralt i vurderingen står behovet for å sikre at regnskapsførervirksomheten ikke direkte eller indirekte påfører sine oppdragsgivere økonomisk skade. En profesjonsansvarsforsikring er et viktig virkemiddel i så måte. Ved betalingsoppdrag bør regnskapsførervirksomheten i tillegg vurdere å utvide forsikringsdekningen med kriminalitetsforsikring, samt å informere oppdragsgiver om regnskapsførervirksomheten har slik forsikring eller ikke. Videre bør rekonstruksjons- og avbruddsforsikring vurderes.

3 Oppdragsavtale og fullmakter

3.1 Avtaleplikt

Regnskapsfører skal inngå skriftlig oppdragsavtale med alle oppdragsgivere og på alle regnskapsføreroppdrag . Det skal inngås separat oppdragsavtale med hver enkelt juridisk enhet.

Det kan inngås en konsernavtale som kan dekke flere datterselskaper, forutsatt at det foreligger en oversikt over de selskaper avtalen omfatter. Dersom oppdragsavtalen ikke er likelydende for alle selskapene som omfattes, må det fremgå klart av avtalen hvilke betingelser som gjelder for det enkelte selskap.

For kortvarige enkeltoppdrag kan det aksepteres å benytte for eksempel en e-post med beskrivelse av oppdraget, sammen med aksept fra oppdragsgiver. Dette må vurderes konkret basert på oppdragets karakter og varighet.

3.2 Krav til oppdragsavtalens innhold

Oppdragsavtalen skal angi hvilke av oppdragsgivers plikter etter regnskaps- og/eller bokføringslovgivningen som regnskapsfører har påtatt seg å utføre, samt hvilke oppgaver og opplysninger som skal utarbeides på vegne av oppdragsgiver. Andre oppdrag enn regnskapsføreroppdrag skal også nedfelles i oppdragsavtale. Dette gjelder enhver selvstendig oppgave som regnskapsførervirksomheten forplikter seg til å utføre mot betaling i kombinasjon med regnskapsføreroppdrag.

Oppdragsavtalen skal angi tidsfrister for oppdragsgivers innlevering av dokumentasjon, samt for regnskapsførers oppdragsutførelse og rapportering.

Oppdragsavtalen skal utpeke den autoriserte regnskapsføreren som er ansvarlig regnskapsfører for oppdraget på vegne av regnskapsførerselskapet.

Oppdragsavtalen skal regulere hvordan personopplysninger skal behandles, samt angi at det skal gjennomføres sikringstiltak som sørger for tilfredsstillende informasjonssikkerhet .

Oppdragsavtalen skal regulere hvem hos oppdragsgiver som skal gis informasjon.

Oppdragsavtalen skal ikke gi oppdragsgiver inntrykk av at oppdragsgivers eget ansvar reduseres gjennom bruk av regnskapsfører.

Det er særlig viktig med en konkret angivelse av regnskapsførers oppgaver i de tilfeller hvor deler av regnskapsarbeidet utføres av andre, for eksempel oppdragsgiver selv eller en annen regnskapsfører.

Også for andre oppdrag som ikke utføres i kombinasjon med regnskapsføreroppdrag bør det inngås skriftlige avtaler.

Ved betalingsoppdrag bør oppdragsavtalen eller vedlegg til denne inneholde en beskrivelse av rutinene for gjennomføring av betalingsoppdraget, både hos oppdragsgiver og regnskapsførervirksomheten, herunder rutiner for godkjenning og utbetaling.

3.3 Angivelse av partene og underskrifter

Oppdragsavtalen skal gi en dekkende og klargjørende beskrivelse av avtalens parter, i samsvar med foretaks- og selskapsrettslige begreper.

De som kan forplikte partene etter ordinær avtale- og selskapsrett skal underskrive avtalen.

I de tilfeller der oppdragsgiver har mottatt korrekt og dekkende avtale underskrevet av regnskapsførervirksomheten, og et samarbeid i tråd med avtalen er innledet, kan det avtalerettslig legges til grunn at avtaleteksten er akseptert av oppdragsgiveren ved konkludent adferd (dvs. adferd som er rettslig bindende). Regnskapsførervirksomheten bør likevel arbeide for at oppdragsavtalen blir underskrevet av oppdragsgiver, blant annet for å forhindre strid rundt oppsigelsesfrister og andre forhold som fremgår av avtalen. Blir ikke oppdragsavtalen undertegnet, risikerer regnskapsførervirksomheten at bestemmelser om mislighold og oppsigelse ikke kan gjøres gjeldende overfor oppdragsgiver.

3.4 Endringer i avtaleperioden

Regnskapsførervirksomheten skal løpende påse at oppdragsavtalen er dekkende for oppdraget. Ved endringer i krav gitt i eller i medhold av lov skal regnskapsførervirksomheten sørge for nødvendige endringer i oppdragsavtalen.

Oppdragsavtalen er et levende dokument, som ofte ikke kan stå uendret i hele oppdragets levetid. Det er i mange tilfeller ikke tilstrekkelig kun å utarbeide en oppdragsavtale ved etablering av oppdraget; oppdragsavtalen må holdes á jour med endringer i avtaleparter, oppgaver, regelverk mv.

Ved mindre endringer er det ikke nødvendig å utarbeide ny oppdragsavtale. Det kan i stedet gjøres påtegninger på eksisterende oppdragsavtale, utarbeides et tillegg til denne, eller redegjøres for endringen i et brev eller en e-post til oppdragsgiver. Et eksempel på en slik mindre endring er bytte av oppdragsansvarlig regnskapsfører. Dokumentasjon av endringen oppbevares sammen med oppdragsavtalen, som en del av oppdragsdokumentasjonen.

3.5 Mislighold

Dersom oppdragsgiver vesentlig misligholder sine plikter etter oppdragsavtalen, slik at regnskapsførervirksomheten ikke er i stand til å produsere eller gi grunnlag for avtalt pliktig regnskapsrapportering , skal regnskapsførervirksomheten frasi seg oppdraget. 

Heving av oppdragsavtalen skal skje ved skriftlig erklæring (hevingserklæring).

Både regnskapsførervirksomheten og oppdragsgiver kan heve oppdragsavtalen ved vesentlig mislighold. Heving av oppdragsavtalen skjer uavhengig av oppsigelsesfristene i avtalen.

Eksempler på vesentlig mislighold fra regnskapsførervirksomhetens side kan være at:

• Oppdraget i vesentlig grad ikke er utført i henhold til krav gitt i eller i medhold av lov.
• Frister for rapportering ikke er overholdt, og rapportering fortsatt ikke har skjedd etter at skriftlig varsel er mottatt fra oppdragsgiver. 
• Eksempler på vesentlig mislighold fra oppdragsgivers side kan være at

• Oppdragsgiver ikke har betalt regnskapsførervirksomhetens honorarkrav ved forfall, og betaling heller ikke har skjedd etter skriftlig purring
• Regnskapsførervirksomheten ikke gis mulighet til å utføre sitt oppdrag i henhold til oppdragsavtalen eller bestemmelser gitt i eller i medhold av lov, for eksempel ved at regnskapsfører ikke mottar nødvendig dokumentasjon fra oppdragsgiver
• Regnskapsførervirksomheten blir forsøkt pålagt å utføre oppdraget i strid med bestemmelser gitt i eller i medhold av lov

3.6 Fullmakter

Når regnskapsførervirksomheten skal opptre overfor tredjepart på oppdragsgivers vegne, skal det foreligge skriftlig fullmakt fra oppdragsgiver.

For hvert oppdrag skal det foreligge en oversikt over hvilke fullmakter regnskapsførervirksomheten innehar og hvilke fysiske personer fullmaktene omfatter.

Regnskapsførervirksomheten skal påse at fullmakter tilbakekalles ved opphør av oppdrag eller arbeidsforhold, eller når fullmakten skal overføres til andre i regnskapsførervirksomheten.

Det er ikke tilstrekkelig med delegering av tilganger for eksempel i bank og Altinn; det må foreligge en særskilt skriftlig fullmakt fra oppdragsgiver.

Alle typer fullmakter kan lyde på fysisk persons navn eller på en funksjon, forutsatt at funksjonen innehas av en spesifikk person (for eksempel daglig leder eller oppdragsansvarlig regnskapsfører). Det kan fremgå at fullmaktshaveren kan delegere fullmakten til andre i regnskapsførervirksomheten.

Regnskapsfører kan etter fullmakt underskrive offentlige oppgaver på vegne av oppdragsgiver. Fullmakten bør i så tilfelle begrense regnskapsførers ansvar til at oppgavene er i overensstemmelse med bokførte opplysninger. Fullmaktsgiver har uansett fullt ansvar overfor den aktuelle myndighet for at innsendt informasjon er riktig. Fullmakt til elektronisk oppgavelevering kreves også ved utfylling av oppgaver, selv om regnskapsfører ikke foretar signering/innsending.

En bankfullmakt bør angi kontonummer for de bankkontoer som omfattes av fullmakten, samt eventuelle begrensninger i fullmakten (for eksempel at den kun skal gjelde enkelte typer utbetalinger).

Tilbakekallelse av fullmakt som lyder på fysiske personer kan unnlates dersom det i fullmakten står at den kun gjelder så lenge personen er ansatt i regnskapsførervirksomheten.

Når en fullmakt ikke lenger er gjeldende, bør regnskapsførervirksomheten sørge for at tilganger i for eksempel bank og Altinn fjernes.

 

4 Oppdragsgivers regnskapsmateriale

4.1 Orden

Dersom oppdragsgivers regnskapsmateriale ikke er ordnet ved mottak skal regnskapsmaterialet returneres til og ordnes av oppdragsgiver eller ordnes av regnskapsfører, i samsvar med det som følger av oppdragsavtalen.

Kravet til orden gjelder både regnskapsmateriale på papir og elektronisk regnskapsmateriale.

4.2 Oppbevaring

Regnskapsførervirksomheten skal sørge for ordnet og betryggende sikret oppbevaring av oppdragsgivers regnskapsmateriale så lenge regnskapsførervirksomheten er i besittelse av dette.

Når oppdragsgivers regnskapsmateriale er i regnskapsførervirksomhetens besittelse skal regnskapsførervirksomheten sørge for at krav til kontrollspor mellom dokumentasjon, bokføring/spesifikasjoner og pliktig regnskapsrapportering etterleves i hele oppbevaringsperioden.

4.3 Oversikt over mottak og utlevering

Regnskapsførervirksomheten skal føre oversikt over mottak og utlevering av oppdragsgivers regnskapsmateriale.

Ved løpende mottak av regnskapsmateriale skal oversikten minst angi det tidspunkt hvor regnskapsfører stenger regnskapsperioden for bokføring som grunnlag for rapportering.

Kravet til slik oversikt (logg) gjelder både regnskapsmateriale på papir og regnskapsmateriale som regnskapsfører mottar og/eller utleverer elektronisk. Kravet gjelder ikke der oppdragsgiver kun gir regnskapsfører tilgang til regnskapsmateriale som er i oppdragsgivers besittelse, for eksempel ved elektroniske oppbevaringsløsninger.

Som et alternativ til loggføring av mottak av regnskapsmateriale som omtalt i første avsnitt kan det føres en logg over de tilfeller hvor mottaket er forsinket i forhold til de tidsfrister som fremgår av oppdragsavtalen.

Regnskapsførervirksomheten bør vurdere om oversikten skal inneholde signatur fra mottaker ved utlevering, samt merknad om hva utleveringen omfatter og hvordan den gjennomføres.

4.4 Krav om utlevering til oppdragsgiver

Regnskapsmateriale som er mottatt fra oppdragsgiver skal tilbakeleveres i samsvar med det som følger av oppdragsavtalen, eller når oppdragsgiver ber om tilbakelevering. Dersom slik tilbakelevering innebærer at avtalt pliktig regnskapsrapportering ikke kan utføres av regnskapsførervirksomheten, skal oppdragsgiver informeres skriftlig om dette.

Regnskapsførervirksomheten kan ikke utøve tilbakeholdsrett i regnskapsmateriale som er mottatt fra oppdragsgiver, selv om honorar for utført arbeid ikke er betalt. Det samme gjelder regnskapsmateriale utarbeidet av regnskapsførervirksomheten som det er ytet vederlag for.

Bokførte opplysninger i regnskapssystemet skal på samme måte utleveres elektronisk til oppdragsgiver når denne ber om dette, forutsatt at det er ytet vederlag for bokføringen.

Dersom oppdragsgiver ikke ønsker regnskapsmaterialet utlevert, og oppbevaringstiden er utløpt, skal regnskapsmaterialet makuleres eller slettes innen et år etter utløpet av oppbevaringstiden.

Hvilket medium og format som skal benyttes ved utlevering bør avtales med oppdragsgiver i oppdragsavtalen, som et vedlegg til denne, pr. e-post eller på annen måte. Dersom ikke annet er avtalt bør elektronisk utlevering av bokførte opplysninger skje i regnskapssystemets dataformat.


Kravet til makulering eller sletting av regnskapsmateriale sikrer blant annet at krav i personopplysningsloven ivaretas. Dersom regnskapsførervirksomheten ikke ønsker å makulere eller slette alt regnskapsmateriale etter utløpet av oppbevaringstiden, må regnskapsførervirksomheten som et minimum gjennomgå regnskapsmaterialet og makulere eller slette de opplysninger som følger av krav i personopplysningsloven .

4.5 Utlevering til offentlig kontrollmyndighet

Når regnskapsførervirksomheten skal utlevere oppdragsgivers regnskapsmateriale til offentlig kontrollmyndighet, skal dette skje med grunnlag i særskilt hjemmel om utleveringsplikt eller etter skriftlig samtykke fra oppdragsgiver. Ved utlevering skal regnskapsførervirksomheten kreve at mottaker kvitterer på hvilket regnskapsmateriale den offentlige kontrollmyndigheten får utlevert.

Reglene om tilbakeholdsrett i punkt 4.4 gjelder ikke overfor offentlig kontrollmyndighet. Dersom regnskapsførervirksomheten ønsker å hevde sin tilbakeholdelsesrett overfor oppdragsgiver, gjeldsnemnd eller bostyrer bør det avtales at den offentlige kontrollmyndigheten leverer regnskapsmaterialet tilbake til regnskapsførervirksomheten.

Regnskapsførervirksomheten er pålagt å gi offentlige kontrollmyndigheter nødvendig bistand til innsyn i regnskapssystemet og regnskapsmaterialet, samt stille til disposisjon utstyr og programvare til dette.

Det kan ikke kreves vederlag fra kontrollmyndighetene for slik utlevering eller bistand.

4.6 Utlevering til gjeldsnemnd og bostyrer

Regnskapsførervirksomheten skal vederlagsfritt ulevere skyldneres (oppdragsgivers) regnskaper og regnskapsmateriale til gjeldsnemnd og bostyrer.

Reglene om tilbakeholdsrett i punkt 4.4 gjelder på samme måte her.

Regnskapsførervirksomheten er videre pålagt å vederlagsfritt bistå gjeldsnemnd og bostyrer med opplysninger om skyldnerens regnskaps- og forretningsførsel. Utleverings- og bistandsplikten gjelder kun allerede utførte oppgaver for skyldneren (oppdragsgiver). Bistandsplikten avgrenses til å gi faktiske opplysninger til gjeldsnemnd og bostyrer om skyldnerens regnskaps- og forretningsførsel, uten å gjennomføre ytterligere vurderinger. Regnskapsførervirksomheten plikter med andre ord ikke vederlagsfritt å utføre nye oppgaver for gjeldsnemnd eller bostyrer.

4.7 Opphør av oppdrag

Ved opphør av oppdrag skal oppdragsgivers regnskapsmateriale utleveres til oppdragsgiver snarest mulig.

Der bokførte opplysninger i utgangspunktet er tilgjengelig elektronisk hos regnskapsførervirksomheten skal opplysningene gjøres tilgjengelig overfor oppdragsgiver, slik at denne kan overholde kravet til elektronisk tilgjengelighet i 3,5 år etter regnskapsårets slutt.*

* Jf. bokføringsloven § 13b, bokføringsforskriften § 7-7 og NBS 3 Elektronisk tilgjengelighet i 3,5 år. 

Partene kan avtale skriftlig at regnskapsførervirksomheten også etter opphør av oppdraget skal besørge oppbevaring av oppdragsgivers regnskapsmateriale, og/eller elektronisk tilgjengelighet til bokførte opplysninger, på vegne av oppdragsgiver. Det formelle ansvaret for oppbevaringen påhviler likevel oppdragsgiver.

Dersom regnskapsførervirksomheten ikke får levert fra seg oppdragsgivers regnskapsmateriale eller regnskapsdata som følge av opphør av virksomhet hos oppdragsgiveren, og det ikke er avtalt at regnskapsførervirksomheten skal besørge oppbevaringen, kan berørte parter tilskrives med rimelig frist for å be om å få regnskapsmaterialet utlevert. Dersom ingen utviser interesse innen fristen kan regnskapsmateriale på papir makuleres og elektronisk regnskapsmateriale slettes fra lagringsmedia.*

* Jf. også personopplysningsloven § 28 første ledd og personopplysningsforskriften § 2-11 femte ledd

Som berørte parter anses normalt eiere med personlig ansvar, styremedlemmer, daglig leder, konkursbo, stedlig politimyndighet, skattekontor, den kommunale skatteoppkreveren og revisor. 30 dager anses normalt som en rimelig frist. En eventuell utlevering av regnskapsmaterialet må baseres på konkret hjemmel til utlevering, og vurderes i forhold til regnskapsførervirksomhetens taushetsplikt.

Reglene om tilbakeholdsrett, medium og format i punkt 4.4 gjelder på samme måte her.

5 Oppdragsutførelse

5.1 Generelt

Regnskapsfører skal utføre sitt oppdrag i samsvar med oppdragsavtale og krav gitt i eller i medhold av lov, og også ellers medvirke til at oppdragsgivers interesser ivaretas.

5.2 Oppdragsgivers interne rutiner

Regnskapsfører skal vurdere de av oppdragsgivers interne rutiner som er vesentlige for forsvarlig oppdragsutførelse i samsvar med oppdragsavtale og krav gitt i eller i medhold av lov. Vurderingen skal dokumenteres som en del av oppdragsdokumentasjonen.

Basert på en vurdering av oppdragets risiko, kompleksitet, størrelse mv., skal regnskapsfører avgjøre om det er nødvendig å gjennomføre jevnlige aktiviteter for å følge opp oppdragsgivers interne rutiner, eller om det er tilstrekkelig å følge opp endringer som avdekkes gjennom oppdragsutførelsen for øvrig. Dersom regnskapsfører velger å jevnlig spørre oppdragsgiver om endringer i interne rutiner, skal dette skje minst årlig. Regnskapsfører skal notere dato for dette i oppdragsdokumentasjonen. Dersom regnskapsfører i stedet velger å oppdatere vurderingen dersom det i forbindelse med oppdragsutførelsen for øvrig avdekkes endringer i oppdragsgivers interne rutiner, skal regnskapsfører minst årlig notere i oppdragsdokumentasjonen om det er avdekket slike endringer eller ikke.

Dersom regnskapsfører i utførelsen av sitt oppdrag oppdager svakheter ved oppdragsgivers interne rutiner, skal svakhetene tas opp med oppdragsgiver. Ved vesentlige svakheter og gjentakelser skal rapportering til oppdragsgiver skje skriftlig.

5.3 Brudd på oppdragsavtale eller krav gitt i eller i medhold av lov

Dersom regnskapsfører i oppdragsutførelsen oppdager brudd på oppdragsavtalen eller krav gitt i eller i medhold av lov, skal bruddene tas opp med oppdragsgiver. Ved vesentlige brudd eller gjentagelser skal rapportering til oppdragsgiver skje skriftlig.

Kravet om rapportering av lovbrudd gjelder i utgangspunktet brudd på regelverk relatert til oppdragsutførelsen. Eksempler er bokførings-, regnskaps-, selskaps-, skatte- eller avgiftsregler.

Regnskapsfører bør også ta opp med oppdragsgiver brudd på andre regelverk, dersom regnskapsfører i sin oppdragsutførelse kommer over slike brudd. Eksempler er arbeidsmiljø og personvernregler, samt bestemmelser om kreditorbegunstigelse.

5.4 Hvitvasking

Regnskapsfører skal påse at transaksjoner som regnskapsfører blir kjent med er i samsvar med regnskapsførers kjennskap til oppdragsgiver og dennes virksomhet.

Dersom regnskapsffører har mistanke om at en transaksjon har tilknytning til utbytte av en straffbar handling eller terrorfinansiering, skal det foretas nærmere undersøkelser for å få bekreftet eller avkreftet mistanken. Dersom undersøkelser ikke avkrefter mistanken, skal regnskapsfører oversende opplysninger til Økokrim om den aktuelle transaksjonen og om de forhold som har medført mistanke .

5.5 Faktureringsoppdrag

5.5.1 Oppdragsgivers interne rutiner

Vurdering av oppdragsgivers interne rutiner etter punkt 5.2 bør ved faktureringsoppdrag normalt omfatte en vurdering av om oppdragsgiver

• Har en betryggende rutine som sikrer at alle leveranser blir fakturert
• Har en betryggende rutine som sikrer at faktureringsgrunnlagene
  • er  tilstrekkelig spesifisert  slik at krav til  innhold i salgsdokumentene  kan oppfylles
  • gir tilstrekkelig informasjon om korrekt avgiftsbehandling,  herunder særavgifter
  • gir grunnlag for  effektiv og korrekt fakturering til rett tid
• Følger opp og informerer regnskapsfører om endringer i avtaler som er grunnlag for fast fakturering
• Informerer regnskapsfører om eventuelle endringer i pris- eller kunderegister
• Følger opp manglende betalinger fra kunder
• Følger opp regnskapsførers rapporter og tilbakemelder eventuelle feil eller mangler
• Oppfyller  oppbevaringsplikter  for regnskapsmateriale, for eksempel salgsdokumenter, kreditnotaer, avtaler/ordresedler, pakksedler,  timelister mv.
  
  

5.5.2 Faktureringsgrunnlag

Regnskapsfører skal påse at faktureringsgrunnlag er tilstrekkelig spesifisert til å oppfylle krav til innhold i salgsdokumenter gitt i eller i medhold av lov.

Regnskapsfører skal sørge for betryggende registrering av faktureringsgrunnlag.

Oppdragsgiver har ansvar for utarbeidelse av faktureringsgrunnlag, med mindre annet følger av oppdragsavtalen. Så lenge faktureringsgrunnlaget er tilstrekkelig spesifisert, har regnskapsførervirksomheten ingen plikt til å verifisere faktureringsgrunnlaget.

5.5.3 Innhold i salgsdokumenter mv.

Regnskapsfører skal sørge for at salgsdokumenter, kreditnotaer, purringer mv. oppfyller krav til innhold gitt i eller i medhold av lov . I tillegg skal innhold som er avtalt mellom oppdragsgiver og fakturamottaker inkluderes i dokumentene.

5.5.4 Korrigering av feil

Korrigering av feil i utstedte salgsdokumenter skal skje med bruk av kreditnota eller tilleggsfaktura. 

Allerede utstedte salgsdokumenter kan ikke endres.

5.5.5 Oversendelse til faktoring

Der oppdragsgiver helt eller delvis benytter faktoring, skal regnskapsfører påse at avtalt informasjon oversendes til faktoringselskapet.

5.5.6 Faktureringsrapporter

Regnskapsfører skal utarbeide faktureringsrapporter (for eksempel fakturajournal) med den frekvens og det innhold som følger av oppdragsavtalen. Dersom faktureringsrapportene benyttes som bokføringsgrunnlag skal rapporteringen skje slik at fristene for ajourhold av bokføringen kan overholdes .

5.5.7 Oppfølging av utestående fordringer

5.5.7.1 Betalingspåminnelser og rentefakturering

Dersom faktureringsoppdraget også innebærer at regnskapsførervirksomheten skal følge opp manglende innbetalinger fra oppdragsgivers kunder skal rutine for gjennomføring reguleres i oppdragsavtalen eller i tillegg til denne, herunder

• Antall purringer med hyppighet
• Fakturering av forsinkelsesrenter
• Fakturering av purregebyr
• Oppfølging overfor inkassoforetak

Regnskapsfører skal foreta betalingspåminnelser og rentefakturering i samsvar med den frekvens som følger av oppdragsavtale, og i samsvar med krav gitt i eller i medhold av lov.

5.5.7.2 Gebyrer og rente ved forsinket betaling

Regnskapsfører skal ved betalingspåminnelser og rentefakturering bruke avtalte satser for purregebyr og forsinkelsesrente.

Dersom det ikke er avtalt satser for purregebyr og forsinkelsesrente bør regnskapsfører kontakte oppdragsgiver for informasjon om hvorvidt det skal innkreves purregebyr og forsinkelsesrente.

5.5.7.3 Inkasso

Der hvor annet ikke er avtalt med oppdragsgiver skal oversikt over inkassoklare krav godkjennes av oppdragsgiver før oversendelse til inkassoselskap. Regnskapsfører skal ikke utføre inkassohandlinger som strider mot bestemmelsene i inkassoloven.

5.6 Lønnsoppdrag

5.6.1 Oppdragsgivers interne rutiner

Vurdering av oppdragsgivers interne rutiner etter punkt 5.2 bør ved lønnsoppdrag normalt omfatte en vurdering av om oppdragsgiver

• Er oppmerksom på  krav til arbeidsavtaler  for alle arbeidsforhold
• Har en betryggende rutine for  innrapportering av arbeidsforhold  og  personalopplysninger i a-meldingen.
• Oppfyller  dokumentasjonskrav for lønn og trekk mv.,  utgiftsrefusjoner,  reiseregninger  og  andre utgiftsgodtgjørelser. 
• Er kjent med krav til lønnsslipp, herunder at slik skal gis ved  utbetaling av lønn mv. eller straks etter dette.
• Oppfyller  krav om egen skattetrekkskonto, herunder overholder frist for innsetting av skattetrekksmidler på skattetrekkskonto, eventuelt innehar tilstrekkelig bankgaranti for trekkansvar. 
• Har en betryggende rutine for oppfølging av  yrkesskadeforsikring  og  obligatorisk tjenestepensjon (OTP). 
• Har en betryggende rutine for å kreve og følge opp  eventuelle refusjoner, for eksempel av sykepenger,  foreldrepenger mv.,  samt innrapportering av trekk i slike ytelser. 
• Følger opp regnskapsførers rapporter og tilbakemelder eventuelle feil eller mangler. 
• Oppfyller oppbevaringsplikter for regnskapsmateriale, for eksempel lønnsdokumentasjon, a-meldinger, spesifikasjon av lønnsopplysningspliktige ytelser mv.

5.6.2 Lønnsgrunnlag

Regnskapsfører skal påse at lønnsgrunnlag inneholder tilstrekkelig informasjon til å oppfylle krav til innhold i a-meldingen og dokumentasjon av lønn mv., utgiftsrefusjoner, reise- og oppholdsutgifter og andre utgiftsgodtgjørelser.*

* Jf. særlig bokføringsforskriften § 5-6 og § 5-9 for bokføringspliktig oppdragsgiver og skattebetalingsforskriften § 5-11-2 for ikke bokføringspliktig oppdragsgiver, samt skattebetalingsforskriften § 5-6-11 til § 5-6-13.

Dersom innholdet i lønnsgrunnlaget ikke er tilstrekkelig, skal regnskapsfører orientere oppdragsgiver om konsekvensene av dette og anbefale at nytt lønnsgrunnlag utarbeides.

Oppdragsgiver har ansvar for utarbeidelse av lønnsgrunnlag, med mindre annet følger av oppdragsavtalen. Så lenge lønn mv. er tilfredsstillende dokumentert, har regnskapsfører ingen plikt til å verifisere lønnsgrunnlaget.

Regnskapsfører bør løpende vurdere behovet for å spørre oppdragsgiver om personalopplysninger som innrapporteres i a-meldingen er oppdatert.

5.6.3 Betryggende registrering 

Regnskapsfører skal sørge for betryggende registrering av arbeidsforhold, personalopplysninger og lønnsgrunnlag. 

Foruten fullstendig og korrekt registrering bør regnskapsfører være spesielt oppmerksom på bruk av riktig beskrivelse av lønnsytelser mv. i a-meldingen, satser for utgiftsgodtgjørelser mv., samt beregningskoder for arbeidsgiveravgift. 

5.6.4 Skattetrekk, utleggstrekk og andre trekk

Regnskapsfører skal basere skattetrekk på innhentede skattekort (oppdaterte opplysninger fra Skatteetaten).*

* Jf. skattebetalingsloven § 5-4 og § 5-5, samt skattebetalingsforskriften § 5-4 og § 5-5.

Utleggstrekk og andre trekk skal gjennomføres i samsvar med skriftlig dokumentasjon. * Dette gjelder også endringer og opphør av slike trekk.

* Jf. arbeidsmiljøloven § 14-15 annet til fjerde ledd og skattebetalingsloven kapittel 14.

Dersom regnskapsfører ikke har tilgang til opplysninger fra skattekortet bør regnskapsfører spørre oppdragsgiver om slike opplysninger kan fremskaffes før utbetaling av lønn. Hvis ikke opplysningene fra skattekortet kan fremskaffes gjelder skattebetalingsloven.*

* Jf. skattebetalingsloven § 5-5 og skattebetalingsforskriften § 5-5.

5.6.5 Rapportering til oppdragsgiver

Regnskapsfører skal utarbeide rapporter til oppdragsgiver med den frekvens og det innhold som følger av oppdragsavtalen.

 Med rapport menes skriftlig melding til oppdragsgiver i henhold til oppdragsavtale, basert på registrerte lønnsgrunnlag i perioden (for eksempel lønnsstatistikk). 

5.6.6 Lønns- og betalingsdokumentasjon

Regnskapsfører skal ved hver lønnsutbetaling utarbeide lønnsdokumentasjon (bilag/bokføringsgrunnlag) for bokføringspliktige oppdragsgivere.  For ikke bokføringspliktige oppdragsgivere gjelder tilsvarende krav til lønningsregnskap.

Regnskapsfører skal utarbeide grunnlag for utbetaling av lønn, skattetrekk, utleggstrekk, kontingenter, forsikringstrekk mv.

5.6.7 Lønnsslipp og sammenstillingsoppgave (årsoppgave) lønn

Regnskapsfører skal utarbeide lønnsslipp til hver arbeidstaker i forbindelse med lønnsutbetaling. Regnskapsfører skal utarbeide en sammenstillingsoppgave (årsoppgave) lønn til hver arbeidstaker.

Dersom lønnsslipp eller sammenstillingsoppgave (årsoppgave) lønn sendes til arbeidstaker elektronisk skal dette skje på en måte som tilfredsstiller krav om beskyttelse av personopplysninger.

Arbeidstakeren skal motta lønnsslipp ved lønnsutbetalingen, eller straks etter denne. Sammenstillingsoppgave (årsoppgave) lønn kan inkluderes i den siste lønnsslippen for året.

Sending av fødselsnummer må sikres slik at det ikke er tilgjengelig for andre enn adressaten.

Lønnsslipper og sammenstillingsoppgaver (årsoppgaver) lønn kan videre inneholde særtrekk som forteller noe om en persons livssituasjon, straffbare forhold eller andre forhold med høye krav til konfidensialitet.

5.6.8 Offentlige oppgaver mv.

Når det følger av oppdragsavtalen skal regnskapsfører utarbeide og eventuelt med bakgrunn i fullmakt signere og sende inn a-meldingen. Eventuelle avvik som fremgår av a-melding tilbakemelding skal følges opp uten ugrunnet opphold.

5.6.9 Forsikringer

Dersom regnskapsførervirksomheten etter oppdragsavtalen skal administrere oppdragsgivers personalforsikringer skal regnskapsførervirksomheten se til at kjente endringer i arbeidsforhold også meldes forsikringsselskap.

Eksempler på personalforsikringer er yrkesskadeforsikring, obligatorisk tjenestepensjon (OTP), helseforsikring og gruppelivsforsikring. Informasjon om endringer i arbeidsforhold kan for eksempel finnes i a-meldinger som utarbeides av regnskapsførervirksomheten.

5.7 Betalingsoppdrag

5.7.1 Tilgangsrettigheter og arbeidsdeling

Den som har bankfullmakt skal ha egne tilgangsrettigheter til oppdragsgivers bankkonto. Medarbeidere skal ikke benytte oppdragsgivers eller andre medarbeideres tilgangsrettigheter, for eksempel passord eller kodebrikker.

Regnskapsførervirksomheten bør innføre rutiner for arbeidsdeling, slik at ikke samme person både kan registrere og godkjenne en utbetaling. Arbeidsdelingen kan skje internt i regnskapsførervirksomheten, eller mellom regnskapsførervirksomheten og oppdragsgiver.

5.7.2 Oppdragsgivers interne rutiner

Vurdering av oppdragsgivers interne rutiner etter punkt 5.2 bør ved betalingsoppdrag normalt omfatte en vurdering av om oppdragsgiver

• Har en betryggende rutine for utarbeidelse og levering av betalingsgrunnlag som sikrer rettidig utbetaling av korrekt beløp til riktig mottaker, herunder at oppdragsgiver klart anviser hvilke leverandører som skal behandles spesielt med hensyn til kontantrabatter, akontoutbetalinger, fradrag for kreditnota og frigivelse/stopp av poster som skal avventes for utbetaling.
• Har en betryggende rutine som sikrer at  betalingsgrunnlagene er tilstrekkelig spesifisert slik at krav til innhold i  dokumentasjon  av  betalingstransaksjoner  kan oppfylles.
• Har en betryggende rutine for attestasjon/godkjenning, enten av betalingsgrunnlag, betalingsforslag eller utbetaling (elektronisk eller manuelt).
• Følger opp og informerer regnskapsfører om endringer i avtaler som er grunnlag for faste utbetalinger.
• Oppfyller  oppbevaringsplikter for regnskapsmateriale,  herunder  dokumentasjon av betalingstransaksjoner.

5.7.3 Betalingsgrunnlag

Regnskapsfører skal påse at betalingsgrunnlaget inneholder tilstrekkelig informasjon til å registrere betalinger i betalingsløsningen og utarbeide dokumentasjon av betalingstransaksjoner.

Oppdragsgiver har ansvar for betalingsgrunnlaget, med mindre annet følger av oppdragsavtalen. Så lenge innholdet i betalingsgrunnlaget er tilstrekkelig til å registrere betalinger i betalingsløsningen og utarbeide dokumentasjon av betalingstransaksjoner, har regnskapsfører ingen plikt til å verifisere betalingsgrunnlaget. Dette gjelder så langt regnskapsfører ikke forstår at betalingsgrunnlaget er urimelig eller usannsynlig, basert på en rimelighetsvurdering. Betalingsgrunnlag som fremstår som urimelig eller usannsynlig bør drøftes med oppdragsgiver.

5.7.4 Betryggende registrering 

Regnskapsfører skal sørge for betryggende registrering av nødvendig betalingsinformasjon i betalingsløsningen.

Ved betaling til utlandet skal regnskapsfører gjøre seg kjent med rutinene for utenlandsbetalinger hos oppdragsgivers bankforbindelse, samt eventuelle særlige krav til slike betalinger.

Registrering av betalingsinformasjon bør skje i tilstrekkelig tid før forfall, slik at betaling kan skje til rett tid.

Nødvendig betalingsinformasjon kan være opplysninger om betalingsmottaker, KID-nummer, kontonummer, forfall, valuta, IBAN (internasjonalt bankkontonummer) og BIC/SWIFT (identifisering av bank).

5.7.5 Likviditet

Oppdragsgiver har ansvar for å sikre tilstrekkelig likviditet til å gjennomføre utbetalinger. 

5.7.6 Prioritering av krav

Dersom regnskapsfører har informasjon om at oppdragsgiver ikke har likviditet til å betale samtlige krav som følger av betalingsgrunnlagene innen forfall, skal regnskapsfører gjøre oppdragsgiver oppmerksom på dette, og be om at oppdragsgiver angir prioritetsrekkefølge på betalingsforslaget. 

Regnskapsfører skal ikke selv foreta en bindende prioritering av krav mot oppdragsgiver.

Regnskapsfører bør normalt anbefale følgende prioriteringer for oppdragsgiver:

1. Lønn eller annet arbeidsvederlag til andre enn eiere, styret og daglig leder (herunder feriepenger), samt forskuddstrekk (dersom ikke innsatt på egen skattetrekkskonto)
2. Formue- og inntektsskatt, merverdiavgift og arbeidsgiveravgift
3. Øvrige krav (for eksempel leverandørgjeld og betjening av lån)
4. Utbetalinger til eiere, styret og daglig leder
5. Krav som etter avtale eller av annen grunn skal stå tilbake for øvrige krav (for eksempel ansvarlige lån)
6. Gaver

 

5.7.7 Attestasjon og godkjenning

Utbetalinger skal attesteres/godkjennes av oppdragsgiver, hvis ikke annet er avtalt. 

Oppdragsgivers godkjenning av betalinger kan skje på ulike trinn i betalingsprosessen, som

• Forhåndsgodkjenning av betalingsgrunnlaget (kjøpsdokumenter mv.)
• Attestasjon av betalingsforslag fra regnskapsfører
• Etterfølgende godkjenning av den endelige utbetalingen i betalingsløsninge

5.8 Bokføringsoppdrag

5.8.1 Oppdragsgivers interne rutiner

Vurdering av oppdragsgivers interne rutiner etter punkt 5.2 bør ved bokføringsoppdrag normalt omfatte en vurdering av om oppdragsgiver:

• Utarbeider tilfredsstillende  dokumentasjon av bokførte opplysninger  (bilag/bokføringsgrunnlag), herunder skriftlig begrunner transaksjoner og andre regnskapsmessige disposisjoner i den grad dette er nødvendig for å  underbygge de bokførte opplysningenes berettigelse.
• Gir regnskapsfører all  informasjon som er nødvendig for bokføring  av  transaksjoner og andre regnskapsmessige disposisjoner,  for eksempel bruk av kontoer, prosjektkoder, avdelingskoder mv.
• Utarbeider tilfredsstillende  dokumentasjon av balansen.
• Har forsvarlig kontantforvaltning, herunder ved å anbefale at:
  • virksomheten har egen kasse for dagens  kontantomsetning,  og fastkasse for betaling av  kontante kjøp og lignende. 
  • alle utgifter i enkeltpersonforetak og ansvarlige selskap betales med midler fra egen bankkonto for foretaket og ikke fra innehavers eller deltakers private konto.
• Er oppmerksom på hva som bør følges opp i mottatte regnskapsrapporter og pliktig regnskapsrapportering
• Følger opp regnskapsførers rapporter og tilbakemelder eventuelle feil eller mangler
• Oppfyller  oppbevaringsplikter for regnskapsmateriale,  herunder krav til ordnet oppbevaring, oppbevaringstid, oppbevaringssted og betryggende sikring av regnskapsmateriale
• Informerer regnskapsfører om innholdet i mottatte  nummererte brev fra revisor,  samt bokføringspålegg og varsler om tvangsmulkt.*

* Jf. skatteforvaltningsloven § 11-1 og § 14-1, skattebetalingsloven § 5-13a og § 5-16 og tolloven av 21.12.07 nr. 119 § 13-5 og § 16-16.

5.8.2 Bokføring av transaksjoner og andre regnskapsmessige disposisjoner

 

5.8.2.1 Oppfølging av dokumentasjon og bokføring

Regnskapsfører skal innenfor alminnelige rammer påse at dokumentasjon av bokførte opplysninger (bilag/bokføringsgrunnlag) tilfredsstiller krav gitt i eller i medhold av lov, og for øvrig viser de bokførte opplysningenes berettigelse. Ved mangelfull dokumentasjon skal regnskapsfører innhente eller utarbeide ytterligere dokumentasjon for å underbygge bokførte opplysninger.

Ved bokføring av transaksjoner og andre regnskapsmessige disposisjoner skal regnskapsfører innenfor alminnelige rammer ta stilling til bruk av bokføringskontoer, balanseføring kontra resultatføring (aktivering/kostnadsføring), samt skatte- og avgiftsmessig behandling. Eventuelle uoverensstemmelser med oppdragsgiver skal avklares. 

Utgangspunktet er at regnskapsfører vurderer all dokumentasjon av bokførte opplysninger. I tilfeller hvor dokumentasjonen utarbeides av eller på vegne av oppdragsgiver basert på faste rutiner, maler og systemer kan plikten til å påse at dokumentasjon tilfredsstiller kravene etterleves ved at regnskapsfører vurderer rutinen, malene og systemene, og deretter kun kontrollerer utvalgte deler av dokumentasjonen (stikkprøver). Et eksempel på dette kan være bruk av elektronisk fakturering. 

Dokumentasjon av kompliserte og uvanlige transaksjoner og disposisjoner har større risiko for feil og mangler enn dokumentasjon av enkle og rutinemessige transaksjoner og disposisjoner, og bør dermed underlegges en mer omfattende vurdering av regnskapsfører.

Når regnskapsfører skal ta stilling til bruk av bokføringskontoer, balanseføring kontra resultatføring og skatte- og avgiftsmessig behandling, kan dette baseres på en skjønnsmessig vurdering av risikoen for feil. Rutinemessige og enkle transaksjoner og disposisjoner, hvor behandlingen følger ordinære regelverk, og hvor transaksjonstypen er kjent for både oppdragsgiver og regnskapsfører, kan kreve liten grad av vurdering fra regnskapsførers side. På den annen side kan uvanlige og komplekse transaksjoner og disposisjoner, hvor det eventuelt også finnes særregler for behandling, eller hvor transaksjonstypen ikke er kjent for oppdragsgiver og/eller regnskapsfører, kreve større grad av vurdering fra regnskapsførers side. 

Så lenge transaksjoner og andre regnskapsmessige disposisjoner er tilfredsstillende dokumentert, har regnskapsfører ingen plikt til å verifisere de bokførte opplysningenes berettigelse. Dette gjelder så langt regnskapsfører ikke forstår at dokumentasjonens innhold er uriktig eller usannsynlig, basert på en rimelighetsvurdering. Dokumentasjon som fremstår som urimelig eller usannsynlig bør drøftes med oppdragsgiver. 

5.8.2.2 Dokumentasjon utarbeidet av regnskapsfører

Dokumentasjon utarbeidet av regnskapsfører skal vise årsaken til at transaksjonen eller disposisjonen gjennomføres og bokføres. Vesentlige poster skal godkjennes av oppdragsgiver dersom annet ikke er avtalt.

Dokumentasjon utarbeidet av regnskapsfører kan være aktuelt for eksempel ved avskrivninger, korreksjoner, tapsføringer, privatuttak, estimater, skatteberegninger, årsoppgjørsdisposisjoner mv.

5.8.2.3 Kontoplan

Valg av kontoplan skal tilpasses pliktig regnskapsrapportering og oppdragsgivers rapporteringsbehov. Ved valg av bokføringskontoer skal regnskapsfører påse at relevante skatte- og avgiftsbestemmelser etterleves. 

Kontoplanen bør i størst mulig grad følge norsk standard kontoplan.

5.8.2.4 Teksting av transaksjoner og andre regnskapsmessige disposisjoner

Der hvor det er hensiktsmessig bør regnskapsfører foreta tilleggsteksting av transaksjoner og andre regnskapsmessige disposisjoner ved bokføring i regnskapssystemet.

5.8.2.5 Sporbarhet

Regnskapsfører skal sørge for toveis kontrollspor mellom dokumentasjon, bokførte opplysninger og pliktig regnskapsrapportering.

5.8.3 Periodiske avstemminger

5.8.3.1 Formål

Avstemminger skal sikre at bokførte saldoer er i samsvar med underliggende dokumentasjon, og underbygge at bokførte saldoer fremstår som rimelige og sannsynlige. 

Avstemminger kan gjennomføres av oppdragsgiver, regnskapsfører eller en tredjepart.

5.8.3.2 Avstemminger ved pliktig regnskapsrapportering

Resultat- og balansekontoer skal avstemmes dersom dette vurderes som vesentlig for å sikre regnskapsrapporteringens kvalitet.

For hver periode med pliktig regnskapsrapportering skal minimum følgende kontoer i balansen avstemmes:

• Kundefordringer og leverandørgjeld.
• Kasse- og bankbeholdninger.
• Skyldig skattetrekk og arbeidsgiveravgift
• Skyldig merverdiavgift.

Avvik skal følges opp.

Pliktig regnskapsrapportering av lønn mv. (innsending av a-melding) medfører i seg selv ikke plikt til avstemming. Skyldig skattetrekk og arbeidsgiveravgift avstemmes for hver periode med annen pliktig regnskapsrapportering.

Avstemming av de ovenfor nevnte balansekontoene innebærer at:

• Kunde- og leverandørspesifikasjonene avstemmes mot kontoene i regnskapet, samt visuell kontroll av om kunde- og leverandørsaldoene synes rimelige.
• Bankkontoer avstemmes mot bankens kontoutdrag
• Kontantbeholdninger avstemmes mot dokumentert opptelling av kontanter (dersom kontantbeholdningen fremstår som usannsynlig bør dette tas opp med oppdragsgiver)
• Skyldig skattetrekk og arbeidsgiveravgift avstemmes mot grunnlaget for beregnet skattetrekk og arbeidsgiveravgift, a-melding tilbakemelding og betalte beløp (det kontrolleres i tillegg at særskilt bankkonto for skattetrekk for hver periode inneholder tilstrekkelige midler til å dekke skyldig skattetrekk, eller at det foreligger tilstrekkelig bankgaranti).
• Skyldig merverdiavgift (oppgjørskonto merverdiavgift) avstemmes mot grunnlaget for beregnet merverdiavgift, innsendte mva-meldinger og betalte/mottatte beløp

Et eksempel på avstemming av resultatposter kan være å gjennomføre en bruttofortjenesteanalyse for solgte varer, som en rimelighetsvurdering av salgsinntekter og varekostnader.

Dersom oppdragsgiver eller en tredjepart gjennomfører avstemminger bør regnskapsfører se til at avstemmingene er gjennomført og dokumentert, og be om at manglende avstemminger gjennomføres.

5.8.3.3 Ekstern informasjon ved avstemminger

Der hvor det er vesentlig for avstemmingen, skal regnskapsfører innhente informasjon og dokumentasjon fra eksterne kilder.

Eksempler på eksterne kilder kan være banker og andre finansieringsinstitusjoner, kunder og leverandører.

5.8.3.4 Dokumentasjon

Avstemminger skal dokumenteres slik at de kan etterprøves. Dokumentasjonen skal i tillegg til selve avstemmingen inneholde underliggende dokumentasjon og forklaring på eventuelle avvik.

5.8.4 Periodiske regnskapsrapporter

5.8.4.1 Frekvens

Periodiske regnskapsrapporter til oppdragsgiver skal utarbeides med den frekvens som følger av oppdragsavtalen.

Behov for og nytte av periodiske regnskapsrapporter, for eksempel i styringsøyemed, bør synliggjøres for oppdragsgiveren. For aksje- og allmennaksjeselskaper bør oppdragsgiver gjøres oppmerksom på daglig leders rapporteringsplikter til styret. 

5.8.4.2 Innhold og språk

Periodiske regnskapsrapporter skal bygge på avstemte tall, og være på norsk, svensk, dansk eller engelsk. Regnskapsførervirksomhetens navn skal fremgå av den samlede rapporteringen. 

Videre anbefales å:

• Rapportere med den detaljgrad og på den måte som antas hensiktsmessig for oppdragsgiver, fortrinnsvis med basis i regnskapslovens oppstillingsplaner for resultatregnskap og balanse.
• Rapportere aldersfordelte oversikter over kundefordringer og leverandørgjeld.
• Periodisere vesentlige inntekter og kostnader, basert på like periodiseringsprinsipper fra periode til periode.
• Informere oppdragsgiver dersom det er gjennomført endringer i rapporteringens oppstillingsplan, detaljgrad mv., eller det er gjort endringer i periodiseringsprinsipper

Dersom periodisk rapportering til oppdragsgiver ønskes gjennomført på et annet språk enn norsk, svensk, dansk eller engelsk, må rapporteringen skje på to språk hvor et av språkene er norsk, svensk, dansk eller engelsk.

Regnskapsførervirksomhetens navn kan fremgå for eksempel av et oversendelsesbrev eller den e-post hvor regnskapsfører oversender regnskapsrapporteringen eller henviser til hvor rapporteringen ligger klar for oppdragsgiver. Det er ikke nødvendig at regnskapsførervirksomhetens navn fremgår av hver enkelt del av den samlede rapporteringen.

5.8.4.3 Kommentarer

Følgende skal kommenteres i forbindelse med periodisk regnskapsrapportering:

• Forutsetninger regnskapet bygger på, og som regnskapsfører ikke kan forvente at oppdragsgiver selv er oppmerksom på eller ser betydningen av.
• Svakheter ved oppdragsgivers interne rutiner som er gjentakende eller som ikke er avklart, jf. punkt 5.2.
• Oppdragsgivers vesentlige eller gjentatte brudd på oppdragsavtalen eller krav gitt i eller i medhold av lov, jf. punkt 5.3.
• Uklarheter og spørsmål for øvrig

Regnskapsfører skal vurdere hvorvidt det er behov for å knytte kommentarer til negativ utvikling i oppdragsgivers egenkapital, likviditet og/eller inntjening.

5.9 Årsoppgjørsoppdrag

5.9.1 Regnskapsstandarder og regnskapsprinsipper

For regnskapspliktig oppdragsgiver skal regnskapsfører vurdere hvorvidt det bør avklares med oppdragsgiver hvilke regnskapsstandarder som skal legges til grunn.  

Regnskapsfører skal legge til grunn regnskapsprinsipper og vurderingsregler som følger av valgte regnskapsstandarder. Ved valg mellom flere mulige regnskapsprinsipper eller vurderingsregler skal regnskapsfører vurdere hvorvidt oppdragsgiver bør informeres om valgadgangen. 

I vurderingen av hvorvidt oppdragsgiver skal informeres om valg mellom flere mulige regnskapsstandarder, regnskapsprinsipper eller vurderingsregler, bør det tas hensyn til betydningen av valget for oppdragsgivers regnskap, rapporteringsplikter, utgifter til regnskapsførsel mv.

Kravene gjelder på samme måte for oppdragsgiver som frivillig utarbeider et fullstendig årsregnskap etter regnskapslovens regler.

5.9.2 Ikke regnskapspliktig oppdragsgiver

Med ikke regnskapspliktig oppdragsgiver menes oppdragsgiver som ikke har plikt til å utarbeide årsregnskap etter reglene i regnskapsloven. Ikke regnskapspliktig oppdragsgiver skal i utgangspunktet levere Næringsoppgave 1 (RF-1175). Slike oppdragsgivere kan likevel velge å benytte Næringsoppgave 2 (RF-1167). Forutsetningen for å benytte Næringsoppgave 2 er at det utarbeides et fullstendig årsregnskap etter regnskapslovens regler, inklusive noteopplysninger.

Resultatregnskap og balanse basert på regnskapslovens regnskapsprinsipper og vurderingsregler kan være bedre styringsverktøy enn regnskap basert på skattemessige verdier. Samtidig kan nytten for eventuelle andre eksterne regnskapsbrukere enn skatteetaten være høyere, for eksempel

kredittinstitusjoner og andre kreditorer. Regnskapsfører bør derfor vurdere å informere oppdragsgiver om de forskjellige interessehensyn, slik at oppdragsgiver kan ta standpunkt til om resultatregnskap og balanse skal vise regnskapsmessige eller skattemessige verdier. Oppdragsgiveren bør samtidig opplyses om at realisasjonsprinsippet uansett legges til grunn som skattemessig periodiseringsprinsipp, hvilket medfører at valget ikke har betydning for skattepliktig inntekt og betalbar skatt.

5.9.3 Avstemminger og dokumentasjon

Alle balansekontoer skal avstemmes og dokumenteres i forbindelse med utarbeidelse av årsregnskap og/eller næringsoppgave, med mindre de er ubetydelige. Resultatkontoer skal avstemmes dersom dette vurderes som vesentlig for å sikre et riktig regnskap.  

Regnskapsfører skal gjennomgå saldobalansen og vurdere dokumentasjonen av vesentlige beløp som fremstår som urimelige eller usannsynlige.

Avvik skal følges opp.

Avstemminger i forbindelse med årsoppgjøret bør blant annet omfatte følgende (i tillegg til det som følger av punkt 5.8.3.2):

• Avstemming av varelager mot  varelagerliste,  eventuelt et sammendrag av denne.
• Rimelighetsvurdering av kunde- og leverandørsaldoene med bruk av aldersfordelte saldolister (vurderingene må begrunnes og dokumenteres), samt avstemming av eventuelt innkomne kontoutdrag fra kunder og leverandører mot bokført saldo.
• Avstemming av bankkontoer mot årsoppgaver.
• Totalavstemming av lønnsopplysnings- og arbeidsgiveravgiftspliktige ytelser, skattetrekk og arbeidsgiveravgift mot innrapporterte opplysninger.

totalavstemming av merverdiavgift i mva-meldinger mot bokført grunnlag for utgående og inngående merverdiavgift på årsbasis

Dersom avstemminger og dokumentasjon utarbeides av andre enn den regnskapsførervirksomheten som utarbeider årsregnskapet og/eller næringsoppgaven, må regnskapsfører se til at rapporteringsgrunnlaget er dokumentert og avstemt, og se til at manglende dokumentasjon og avstemminger fremskaffes eller utarbeides.

5.9.4 Andre handlinger

Regnskapsfører skal, ved utarbeidelse av årsregnskap og/eller fastsettingsskjemaer skatt:

• Opparbeide nødvendig forståelse av oppdragsgivers virksomhet til å kunne vurdere usikkerheter, estimater og andre spørsmål knyttet til årsregnskapet og/eller fastsettingsskjemaer skatt, og til å kunne utarbeide tilleggsopplysninger (noter) til årsregnskapet.
• Drøfte eventuelle usikkerheter, vurderinger, estimater og andre vesentlige spørsmål knyttet til årsregnskapet og/eller fastsettingsskjemaer skatt med oppdragsgiver, for å avgjøre korrekt regnskaps- og skattemessig behandling.
• Utarbeide dokumentasjon av bokførte opplysninger (bilag/bokføringsgrunnlag) i samsvar med punkt 5.8.2.2.
• Utarbeide  tilleggsopplysninger (noter) til årsregnskapet, med tydelige referanser til de poster i regnskapet som opplysningene gjelder.
• Etablere kontrollspor mellom saldobalanse og årsregnskap og/eller fastsettingsskjemaer skatt.
• Informere oppdragsgiver om krav til underskrifter og innsending.
• Informere oppdragsgiver om krav til oppbevaring. 

Regnskapsfører skal dokumentere gjennomføring av disse handlingene som en del av oppdragsdokumentasjonen.

Nyttig informasjon om oppdragsgivers virksomhet kan blant annet finnes i kommentarer til periodiske regnskapsrapporter, revisors nummererte brev og annen korrespondanse.

Eksempler på vurderinger og estimater kan være ukurans i varelager, avsetning for tap på fordringer, nedskrivning av anleggsmidler, verdsettelse av finansielle instrumenter, inntektsføring av anleggskontrakter etter løpende avregningsmetode mv. Usikkerhet kan for eksempel knytte seg til forutsetningen om fortsatt drift.

For oppdrag som ikke omfatter løpende bokføring, kun bistand med utarbeidelsen av årsregnskap og/eller fastsettingsskjemaer skatt, gjelder i tillegg kravene i punkt 5.10.

5.9.5 Regnskapsførers uttalelse om utarbeidelsen av årsregnskapet

Dersom regnskapsfører avgir en uttalelse om utarbeidelsen av årsregnskapet skal dette skje i henhold til "Anbefaling – Regnskapsførers uttalelse om utarbeidelsen av årsregnskapet".

5.10 Rene rapporteringsoppdrag

Ved oppdrag som ikke omfatter løpende bokføring, kun bistand med utarbeidelsen av pliktig regnskapsrapportering, skal regnskapsfører minst:

• Sørge for at arbeidsdelingen mellom regnskapsfører og oppdragsgiver (eller andre som har regnskapsføreroppdrag for oppdragsgiver) fremgår tydelig av oppdragsavtalen.
• Få tilgang til det av oppdragsgivers regnskapsmateriale som er relevant for oppdraget.
• Se til at rapporteringsgrunnlaget er dokumentert og avstemt, og se til at manglende dokumentasjon og avstemminger fremskaffes eller utarbeides.
• Vurdere dokumentasjonen av vesentlige beløp som fremstår som urimelige eller usannsynlige. 

Regnskapsfører skal dokumentere gjennomføring av disse handlingene som en del av oppdragsdokumentasjonen.

I enkelte tilfeller skjer arbeidsdeling mellom flere parter enn oppdragsgiver og den regnskapsfører som bistår med utarbeidelsen av regnskapsrapportering, for eksempel en annen regnskapsfører som gjennomfører løpende bokføring. Det sentrale er at oppdragsavtalen avgrenser hvilke oppgaver regnskapsfører skal utføre, og hvilke oppgaver som utføres av oppdragsgiver selv eller andre som har regnskapsføreroppdrag for oppdragsgiver. I tilfeller med arbeidsdeling mellom flere regnskapsførere bør det vurderes å be oppdragsgiver om å frita regnskapsførerne fra taushetsplikten, slik at regnskapsførerne kan innhente informasjon direkte fra hverandre.

Vanlige eksempler på pliktig regnskapsrapportering er årsregnskap, fastsettingsskjemaer skatt, mvameldinger og a-meldinger. 

Regnskapsfører bør vurdere å informere mottakere av regnskapsrapportering til offentlige myndigheter om at regnskapsfører kun har bistått med rapporteringen, og ikke har utført løpende bokføring (f. eks. i kommentarfelt i mva-meldingen).

Ved rene rapporteringsoppdrag som omfatter utarbeidelse av årsregnskap og/eller fastsettingsskjemaer skatt gjelder i tillegg kravene i punkt 5.9.

6 Oppdragsdokumentasjon

6.1 Formål

Oppdragsdokumentasjonen skal inneholde vesentlige opplysninger om oppdragsgiver og regnskapsføreroppdraget. Oppdragsdokumentasjonen skal videre dokumentere det arbeid som regnskapsfører har utført for oppdragsgiver. 

Oppdragsdokumentasjonen bør fungere som et hensiktsmessig verktøy i det løpende arbeid på oppdraget.             

6.2 Innhold

Det skal for hver oppdragsgiver utarbeides oversiktlig dokumentasjon av regnskapsførers arbeid. Oppdragsdokumentasjonen skal ikke inneholde oppdragsgivers oppbevaringspliktige regnskapsmateriale.

Oppdragsdokumentasjon som er utarbeidet av regnskapsførervirksomheten skal være på norsk, svensk, dansk eller engelsk.

Arbeid utført av andre, for eksempel oppdragsgiver, revisor eller en annen regnskapsfører, kreves i utgangspunktet ikke oppbevart som del av regnskapsførers oppdragsdokumentasjon. Dette kan for eksempel gjelde avstemminger og dokumentasjon av balanseposter som etter oppdragsavtalen ikke gjennomføres av regnskapsfører. Dokumentasjon av arbeid utført av andre på vegne av regnskapsfører, der regnskapsfører etter oppdragsavtalen er ansvarlig for arbeidet, er å anse som oppdragsdokumentasjon.

Oppdragsdokumentasjonen er interne arbeidsdokumenter for regnskapsfører, og er dennes eiendom. Dersom deler av oppdragsgivers regnskapsmateriale også er nødvendig som regnskapsførers oppdragsdokumentasjon, og regnskapsfører ikke oppbevarer regnskapsmaterialet på vegne av oppdragsgiver, må hver av partene oppbevare egne eksemplarer.

6.2.1 Fremdriftsoversikt

Dato for gjennomføring av sentrale oppgaver skal dokumenteres, herunder:

• Avstemminger, eventuelt kontroll av at nødvendige avstemminger er gjennomført av andre.
• Produksjon av oppgaver og rapporter
• Kvalitetskontroll

Fremdriftsoversikten vil blant annet underbygge at arbeidet er utført til den tid som følger av oppdragsavtalen og krav gitt i eller i medhold av lov.

6.2.2 Generelt for alle regnskapsføreroppdrag

Oppdragsdokumentasjonen skal minst inneholde:

• Risikobasert kundekontroll (identitetskontroll).
• Uttalelse fra tidligere regnskapsfører, eventuelt begrunnelse for at slik uttalelse ikke er innhentet.
• Oppdragsavtale med eventuelle endringer, vedlegg mv.
• Fullmakter og fullmaktsoversikt.
• Begrunnelser for avvik fra standardens obligatoriske krav.
• Fremdriftsoversikt.
• Oversikt over mottak og utlevering av oppdragsgivers regnskapsmateriale.
• Vurdering av oppdragsgivers interne rutiner.
• Undersøkelse og rapportering ved mistanke om at en transaksjon har tilknytning til forhold som omfattes av hvitvaskingsloven.
• Dokumentasjon av gjennomført kvalitetskontroll.
• Korrespondanse av vesentlig betydning for oppdragsutførelsen, herunder brev og annen korrespondanse med oppdragsgiver hvor regnskapsfører påpeker vesentlige eller gjentatte svakheter ved oppdragsgivers interne rutiner, eller vesentlige eller gjentatte brudd på oppdragsavtalen eller krav gitt i eller i medhold av lov.

6.2.3 Faktureringsoppdrag

Oppdragsdokumentasjonen for faktureringsoppdrag skal, i tillegg til det som følger av punkt 6.2.2, minst inneholde:

• Utarbeidete faktureringsrapporter.
• Utførte betalingspåminnelser.
• Oversendelse til faktoringforetak.
• Oversendelse til inkassoforetak.

6.2.4 Lønnsoppdrag

Oppdragsdokumentasjonen for lønnsoppdrag skal, i tillegg til det som følger av punkt 6.2.2, minst inneholde:

• Utarbeidete a-meldinger, samt dokumentasjon som viser tidspunkt for innsendelsen samt navn på den som foresto innsendelsen.
• Mottatte a-melding tilbakemeldinger.
• Utarbeidete sammenstillingsoppgaver (årsoppgaver) lønn.
• Rapportering til oppdragsgiver

6.2.5 Bokføringsoppdrag

Oppdragsdokumentasjonen for bokføringsoppdrag skal, i tillegg til det som følger av punkt 6.2.2, minst inneholde:

• Egne gjennomførte avstemminger, inklusive underliggende dokumentasjon og forklaring på eventuelle avvik.
• Periodiske regnskapsrapporter til oppdragsgiver.
• Gjennomført  pliktig regnskapsrapportering, for eksempel mva-meldinger, samt dokumentasjon som viser tidspunkt for innsendingen samt navn på den som foresto innsendingen.
• Kontrollspor  mellom bokførte opplysninger og gjennomført pliktig regnskapsrapportering.
• Spesifikasjoner av pliktig regnskapsrapportering eller bokførte opplysninger som er nødvendige for å utarbeide slike spesifikasjoner.
• Budsjetter

6.2.6 Årsoppgjørsoppdrag

Oppdragsdokumentasjonen for årsoppgjørsoppdrag skal, i tillegg til det som følger av punkt 6.2.2, minst inneholde:

• Utarbeidet årsregnskap og/eller fastsettingsskjemaer skatt.
• Årsberetning og revisjonsberetning (der det er aktuelt).
• Dokumentasjon som viser  tidspunkt  for  innsending av årsregnskap og årsberetning  til Regnskapsregisteret, samt navn på den som foresto innsendingen.
• Dokumentasjon som viser  tidspunkt for innsending av fastsettingsskjemaer skatt, samt  navn på den som foresto innsendingen.
• Dokumentasjon av utførte handlinger som nevnt i punkt 5.9.4

Ved årsoppgjørsoppdrag som er rene rapporteringsoppdrag (ikke omfatter løpende bokføring) gjelder i tillegg kravene til oppdragsdokumentasjon i punkt 6.2.7.

6.2.7 Rene rapporteringsoppdrag

Oppdragsdokumentasjonen for rene rapporteringsoppdrag skal, i tillegg til det som følger av punkt 6.2.2, minst inneholde:

• Dokumentert og avstemt rapporteringsgrunnlag.
• Egne gjennomførte avstemminger, inklusive underliggende dokumentasjon og forklaring på eventuelle avvik.
• Vurderinger av dokumentasjonen av vesentlige beløp som fremstår som urimelige eller usannsynlige.
• Gjennomført rapportering
• Dokumentasjon som viser tidspunkt for innsending av eventuell  pliktig regnskapsrapportering, samt navn på den som foresto innsendingen 

Ved rene rapporteringsoppdrag som omfatter utarbeidelse av årsregnskap og/eller fastsettingsskjemaer skatt gjelder i tillegg kravene til oppdragsdokumentasjon i punkt 6.2.6.

6.3 Tilgang

Oppdragsdokumentasjon skal ikke lånes ut til oppdragsgiver, revisor eller andre uten godkjenning fra oppdragsansvarlig regnskapsfører. Oppdragsdokumentasjonen skal uansett ikke lånes ut der hvor det er fare for at innholdet kan gå tapt. 

Godkjenning av utlån kan gis som en generell rutine i regnskapsførervirksomheten, for eksempel ved at oppdragsgivers valgte revisor får låne oppdragsdokumentasjonen mot å kvittere for mottak.

6.4 Oppbevaring av oppdragsdokumentasjon

Oppdragsdokumentasjonen skal oppbevares ordnet og betryggende sikret mot urettmessig tilgang, endring, sletting, tap og ødeleggelse i fem år etter utløpet av regnskapsåret. Kopi av brev og annen korrespondanse med oppdragsgiver hvor regnskapsfører har påpekt vesentlige eller gjentatte brudd på oppdragsavtalen eller krav gitt i eller i medhold av lov, jf. punkt 5.3, skal oppbevares i ti år etter utløpet av regnskapsåret. Når oppbevaringstiden utløper skal oppdragsdokumentasjonen makuleres eller slettes innen et år.

Regnskapsførers egne eksemplarer av periodiske regnskapsrapporter til oppdragsgivere, og avstemmingsdokumentasjon tilknyttet de periodiske regnskapsrapportene, kan oppbevares i kortere tid dersom regnskapsførervirksomheten og oppdragsansvarlig regnskapsfører anser dette som forsvarlig. Slik oppdragsdokumentasjon må uansett oppbevares i minimum to år etter utløpet av regnskapsåret.

Oppdragsdokumentasjonen kan oppbevares elektronisk eller på papir, eller som en kombinasjon av elektronisk oppbevaring og papirdokumentasjon. Elektronisk oppbevaring kan skje i ulike systemløsninger, herunder slik at deler av oppdragsdokumentasjonen oppbevares for eksempel i de regnskaps- og årsoppgjørssystemene som benyttes. 

Deler av oppdragsdokumentasjonen kan oppbevares hos oppdragsgiver, dersom det gjennom avtale sørges for at regnskapsførervirksomheten og eksterne kontrollører i hele oppbevaringstiden gis tilgang til oppdragsdokumentasjonen. Regnskapsførervirksomheten er likevel ansvarlig for at oppbevaringen av oppdragsdokumentasjonen skjer i henhold til lov, forskrift og god regnskapsføringsskikk. Regnskapsførervirksomheten bør derfor gjøre en risikovurdering knyttet til oppbevaring hos oppdragsgiver. 

Dersom oppdragsdokumentasjonen ikke oppbevares samlet hos regnskapsførervirksomheten, innebærer ordenskravet at regnskapsførervirksomheten vedlikeholder en oversikt som viser hvor de ulike delene av oppdragsdokumentasjonen oppbevares, og hvordan tilgangen til disse sikres.

Kravene til ordnet og betryggende sikret oppbevaring forstås for øvrig på samme måte som etter bokføringsloven. Det stilles ikke konkrete krav til filformater, oppbevaringsmedier mv. Oppbevaring av oppdragsdokumentasjonen for eksempel i tekstbehandlings- eller regnearkformat aksepteres så lenge regnskapsførervirksomheten totalt sett mener at sikringen er betryggende. Dersom deler av oppdragsdokumentasjonen sammenfaller med regnskapsmateriale som oppbevares på oppdragsgivers vegne, gjelder punkt 4.2. Dette innebærer blant annet at oppbevaring i tekstbehandlings- eller regnearkformat vanligvis ikke er tilstrekkelig i slike tilfeller.

Dersom oppdragsdokumentasjonen inneholder personopplysninger gjelder i tillegg kravene i personopplysningsloven til sikring av konfidensialitet.

Kravet til makulering eller sletting av oppdragsdokumentasjon sikrer blant annet at krav i hvitvaskingsloven og personopplysningsloven ivaretas. Dersom regnskapsførervirksomheten ikke ønsker å makulere eller slette all oppdragsdokumentasjon etter utløpet av oppbevaringstiden, må regnskapsførervirksomheten som et minimum gjennomgå oppdragsdokumentasjonen og makulere eller slette de opplysninger som følger av krav i hvitvaskingsloven og personopplysningsloven.

 

7 Kvalitetskontroll

7.1 Overordnet intern kontroll på oppdragsnivå

Oppdragsansvarlig eller en annen autorisert regnskapsfører skal minst en gang årlig kontrollere at oppdragsavtalen og krav gitt i eller i medhold av lov etterleves for hver oppdragsgiver.

Overordnet intern kontroll på oppdragsnivå skal minst omfatte at:

• Oppdragsavtalen er à jour.
• Fullmakter er skriftlig dokumentert og à jour.
• Oversikt over mottak og utlevering av oppdragsgivers regnskapsmateriale er à jour.
• Vurdering av oppdragsgivers interne rutiner er gjennomført og dokumentert.
• Avstemminger utføres og dokumenteres tilfredsstillende.
• Handlinger i forbindelse med årsoppgjør er gjennomført, jf. punkt 5.9.4.
• Rapportering gjennomføres i henhold til oppdragsavtalen og krav gitt i eller i medhold av lov.
• Fremdriftsoversikt er à jour.
• Oppdragsdokumentasjon er à jour

7.2 Medarbeideres oppdragsutførelse

Dersom arbeid utføres av andre enn oppdragsansvarlig regnskapsfører skal oppdragsansvarlig regnskapsfører utføre kvalitetskontroll av det utførte arbeidet, eventuelt påse at slik kontroll utføres av en eller flere andre autoriserte regnskapsførere.  

Kvalitetskontroll av medarbeideres oppdragsutførelse skal minst omfatte:

• Oppdragsutførelse, herunder gjennomført fakturering, lønnsregistrering, betaling, bokføring, avstemming, årsoppgjør mv.
• Rapportering, herunder gjennomført pliktig regnskapsrapportering og rapportering til oppdragsgiver

 Kvalitetskontrollens frekvens og omfang kan variere, basert på en dokumentert vurdering av medarbeiderens kompetanse, kapasitet og erfaring, samt oppdragsgivers rutiner og oppdragets kompleksitet. Det må gjennomføres kvalitetskontroll for hvert regnskapsår, og minimum i forbindelse med avslutning av regnskapsåret. For bokføringsoppdrag uten utarbeidelse av årsregnskap og/eller fastsettingsskjemaer skatt innebærer dette at kvalitetskontrollen gjennomføres før endelig saldobalanse oversendes til den som skal utarbeide årsregnskap og/eller fastsettingsskjemaer skatt. For årsoppgjørsoppdrag innebærer dette at kvalitetskontrollen gjennomføres før innsending av årsregnskap og fastsettingsskjemaer skatt. Kontrollen kan bestå av stikkprøver. 

Regnskapsførervirksomheten bør vurdere kvalitetskontroller rettet mot arbeid utført av oppdragsansvarlig regnskapsfører. Dette er særlig aktuelt på oppdrag hvor det ikke er en revisor som etterkontrollerer regnskapet. Dersom det ikke er andre i regnskapsførervirksomheten som kan utføre kvalitetskontroll av arbeid utført av oppdragsansvarlig regnskapsfører, bør det vurderes å benytte sjekklister. Dette er særlig aktuelt knyttet til årsoppgjøret, herunder ved utarbeidelse av årsregnskap og/eller fastsettingskjemaer skatt.

7.3 Feil og mangler

Feil og mangler avdekket under kvalitetskontroll skal korrigeres så raskt som mulig. Gjennomført korreksjon skal dokumenteres.

7.4 Dokumentasjon av kvalitetskontroll

Gjennomført kvalitetskontroll skal dokumenteres som del av oppdragsdokumentasjonen, herunder avdekkete feil og mangler. Dokumentasjonen skal også inneholde vurderingen av frekvens og omfang av kontroll av medarbeideres oppdragsutførelse.

Rutinene for kvalitetskontroll bør nedtegnes skriftlig. Det bør benyttes sjekklister ved gjennomføring av kvalitetskontrollen, for å sikre at alle relevante og vesentlige forhold vurderes.