Kvalitetssikring, internkontroll og evaluering

Kvalitetssikring er en viktig del av den oppdragsansvarliges rolle og ansvar. Men hva innebærer egentlig det?

Oppdragsansvarlig er ansvarlig for kvalitetssikringen av et oppdrag – både kvalitetssikring av medarbeiders arbeid og kvalitetssikring av oppdraget.

Kvalitetssikring av medarbeiders arbeid

Der arbeid utføres av andre enn oppdragsansvarlig regnskapsfører, omfatter tilstrekkelig kvalitetssikring å kontrollere at arbeidet utføres i samsvar med lovkrav og god regnskapsføringsskikk. Dette gjelder også om det er andre statsautoriserte regnskapsførere på oppdraget.

Kvalitetssikring av medarbeiders arbeid skal gjøres i den frekvens oppdragsansvarlig skriftlig har vurdert at akkurat dette oppdraget behøver. Dette er ut ifra oppdragets kompleksitet, det risikonivået som er satt, både på oppdraget og i forhold til hvitvasking, og i forhold til medarbeiderens kompetanse og erfaring.            

Oppdragsansvarlig regnskapsførers involvering og kontroll baseres på en risikobasert tilnærming.

Momenter i vurderingen er blant annet:

• Oppdragets størrelse og kompleksitet
• Kompetansen til medarbeidere på oppdraget
• Regnskapsforetakets kvalitetsstyring
• De IT-systemer som benyttes

Husk at alle vurderinger må dokumenteres skriftlig i oppdragsdokumentasjonen!

Kvalitetssikring av oppdraget

Tilstrekkelig kvalitetssikring av oppdraget minst én gang årlig:

• Oppdragsavtale og fullmakter er oppdatert
• Krav til forståelse av oppdragsgivers virksomhet og vurdering av oppdragsgivers interne rutiner er oppfylt
• Kvalitetssikring av rapporteringsgrunnlag er tilfredsstillende utført
• Pliktig regnskapsrapportering er utført i henhold til lovkrav
• Periodiske regnskapsrapportering til oppdragsgiver er utført i henhold til avtale
• Eventuelle svakheter ved oppdragsgivers interne rutiner er rapportert til oppdragsgiver
• Eventuelle brudd på lovkrav er rapportert til oppdragsgiver
• Oppdragsdokumentasjon er tilfredsstillende og à jour

Hvis kontroller utføres av andre medarbeidere i regnskapsforetaket, må oppdragsansvarlig regnskapsfører sørge for at kontrollene er tilstrekkelige.  (GRFS 5.2)

Kontroll av oppdragsansvarliges arbeid

Et krav i ny GRFS er kravet til internkontroll. Denne skal se til at kvalitetsstyringen virker etter hensikten og gjennomføre tiltak for å utbedre svakheter.

Internkontroll og avviksoppfølging skal vise til at kvalitetsstyringen er egnet til å oppfylle kravene i regnskapsførerloven kapittel 5. Dette inkluderer å etablere et kontrollopplegg rettet mot regnskapsforetakets oppdragsansvarlige regnskapsførere. Kontrollen skal ha en risikobasert tilnærming, og stikkprøver fra kundemassen kan være tilstrekkelig. Med andre ord – ikke lenger kun medarbeideres arbeid som skal kontrolleres.

Dersom det ikke er andre i regnskapsforetaket som kan utføre slik kontroll, vil sjekklister være grunnlag for at sentrale oppgaver utføres og vesentlige forhold vurderes.

Evaluer oppdraget

Sammen med kvalitetssikring av oppdraget og kontroll av de oppdragsansvarliges arbeid, må oppdraget evalueres.

Evaluering av oppdraget innebærer å undersøke om du har tilstrekkelige rutiner og retningslinjer for oppfølging og avdekking av svakheter i oppdragsgivers rutiner og brudd på lovkrav.

Har du rapporter som dekker det kunden ønsker av styringsverktøy? Har du rett ressursbruk på oppdraget, både faglige og teknologiske? Har du rett kompetanse på oppdraget, og tilstrekkelig kapasiteten?

Til slutt evaluerer du om det er forhold i oppdraget som tilsier at man må frasi seg oppdraget, eller vurderes oppdraget å kunne fortsettes. Alle vurderingene dokumenteres skriftlig.