Frokostseminar: Anti-hvitvasking 10. mai

Her ser du opptak fra frokostseminaret

Her kan du laste ned presentasjonen

Under finner du spørsmål og svar vi ikke rakk å besvare under seminaret:

Om anti-hvitvasking generelt og regelverk

• For oppdrag som man har hatt i lang tid ( mer enn 5 år ) hvordan anbefaler dere at vi går frem, innhenter selvfølgelig på alle nye oppdrag og har gjort i 2 år.
  • Se egen artikkel om denne utfordringen. Den praktiske løsningen kan være å skylde på at dere som regnskapsførere er underlagt samme krav som bankene, og er noe dere er pålagt å ha på plass når det gjelder kontaktperson.
• Vi bruker proff.no til å identifisere eierstruktur. Er det godt nok?
  • Vi må på generelt grunnlag være forsiktige med å uttale oss om andres løsninger. Uavhengig av løsning er det viktig å vurdere om dere får den informasjonen dere trenger, f eks eierskap gjennom flere ledd, eierskap i hverandres selskaper og andre mer utfordrende eierkonstellasjoner. Vurder også om dere bør ha tilgang på et eierkart.
• Kan du gi et eksempel på en kunde med lav risiko. Hva skal til for å klassifiseres som lav risiko?
  • Forskriften nevner selskaper notert på regulert marked som er underlagt informasjonsplikt som sikrer kunnskap om reelle rettighetshavere og offentlige selskaper. I R. 15/2019 sier FT at utgangspunktet for alle kundeforhold er normal risiko, og at det må foreligge særskilte forhold for at et kundeforhold kan anses for å ha lav risiko. Dette må det i så fall redegjøres for og vurderingen må holdes vedlike. Vi tror det enkleste er å unngå bruk av lav risiko.
• Hvordan er det med mulighet for integrasjon med Power Office?
  • Det er foreløpig ikke integrasjon med Poweroffice. Men vi snakker veldig gjerne med dem, og gjerne sammen med en litt større kunde som første pilot.
• Er ein pliktig til å gjere eit søk på PEP eller er det tilstrekkeleg med eigenerklæring?
  • Som et minimum må kunden spørres (husk dokumentasjon) og i tillegg må rapporteringspliktig være allment oppmerksom på omtale i media etc. I kommentarutgave til hvvl blir det sagt at i tilfeller med forhøyet risiko, tilsier risikoprinsippet i § 6 at rapporteringspliktig gjør ytterligere undersøkelser. Nettsøk er i så fall veldig relevant, og det beste må være å søke i RN Kundesjekk o.l. Følg uansett opp det som evt. er inntatt i rutinen.
• Hvem skal kundekontrollen utføres på? Styrets leder, daglig leder, hele styret, eller?
  • Du skal innhente informasjon om DL, styremedlemmer og reelle rettighetshavere. Når det gjelder legitimasjon av fysisk person gjelder dette kunde som er fysisk person og personer som er kontaktperson for kunden. 
• Er det forskjell ut i fra selskapsform, eksempel AS, stiftelse, forening, samvirkeforetak, hvem kundekontrollen skal utføres på?
  • Jeg regner med at du tenker på hvilke det må innhentes gyldig legitimasjon fra der hvor kunden er juridisk person. Dette kravet gjelder kontaktpersonen(e) dere forholder dere til. Om reelle rettighetshavere sier FT dette: "Navn, adresse og fødselsdato vil normalt være tilstrekkelig til å gi en entydig identifikasjon av en reell rettighetshaver, men dette må vurderes konkret ut fra en risikovurdering. Det avgjørende må være at opplysningene er tilstrekkelige til å skille vedkommende fra andre personer."
• Hva tenker man om krav til dokumentasjon da alle kunder er medlem av et kjedekontor som igjen er regnskapskontorets morselskap?
  • Så lenge regnskapskontoret er autorisert gjelder kravene i hvvl. fullt ut. Det er dessverre ingen forenklinger for kunder i samme konsern.

Om RN Kundesjekk

• Hva er forskjell på oppslag med Id og oppslag uten Id?
  • Oppslag med ID gir deg også legitimering via BankID og involverer dermed kunden som får SMS og epost.
• AML rapporten må man oppdatere hvert år eller skjer det automatisk når man henter den opp igjen etter en stund?
  • Man må gjøre nye oppslag for å oppdatere. Vi jobber med påminnelser og automatikk rundt dette.
• Hvor blir dette lagret, du nevner arkiv?
  • Det lagres i skyen. Men man kan også laste ned dra dokumentene over i andre system.
• Er det muligheter for å søke opp kontonummer eiere?
  • Nei, man kan kun bekrefte eller avkrefte eierskap til en bestemt konto.
• Kan man oppbevare oppdragsavtaler i RN Kundesjekk?
  • Ja, det er en egen fane for Vedlegg hvor man kan laste opp hva man ønsker.
• Kan man i dag søke på reelle rettighetshavere i RN Kundesjekk i Sverige?
  • Dette er like om hjørnet, antagelig tema for neste webinar.
• Å hente så mye opplysninger om personer, hva med personvernreglene. Hva med oppbevaring av slike data.
  • Man har lov å innhente og oppbevare som del av det pålagte anti-hvitvaskingsarbeidet. Dette lovverket går over GDPR.
• Skal det alltid kjøres søk på organisasjon, og så et personsøk på aktuelle personer?
  • Ja, det stemmer.
• Hva tenker RN om at kostnadsnivået for RF selskap øker med stadig mer krevende oppfølgingsregime?
  • Siden kravene er like for alle anbefaler vi at man fakturerer kunden for dette pålagte arbeidet.
• Kan man hente person nr til styre og dagligleder på den samme siden.
  • Nei, man får ikke automatisk fødselsnummer på personer, men man kan innhente det via egenerklæring.
• Skal denne rapporten iflg ny loven, sendes inn noen plass, til ett register?
  • Register for reelle rettighetshavere vil komme på lufta fra 1. januar neste år som en del av Brønnøysundregistrene. Registeret får en egen skjemaløsning som foretakene må benytte. 
• Så vidt jeg så i farten på skjermen så får man kun oppslag som viser direkte eierandeler. Stemmer dette ? Hva med indirekte eierandeler
  • Man får både direkte og indirekte eierandeler. 
• Er det krav til å innhente firmaattest når AML-rapporten også innhenter tilsvarende nødvendig informasjon? Ref at det automatisk innhentes firmaattest i RN Kundesjekk i tillegg til AML rapporten.
  • Opplysningene som er innhentet skal bekreftes ved oppslag mot eller utskrift fra et offentlig register eller firmaattest. Det er lagt til grunn at firmaattest er kjent og nyttig.
• Er det vurdert å utvikle integrasjon mellom signeringsløsningen og PO Win? Dette finnes i dag fra andre leverandører, noe som er effektivt i forhold til at vi ikke trenger å hente ned signerte dokumenter for å samle all oppdragsdokumentasjon på ett sted.
  • Det er ikke integrasjon med PO Win i dag, men vi samarbeider gjerne for å lage integrasjoner som mange finner nyttige. Og veldig gjerne i samarbeid med en større kunde som første pilotkunde.
• Er det mulighet for å sende ut andre dokumenter til signering (med bankID) gjennom RN Kundesjekk?
  • Ja, man kan sende hvilke dokumenter man ønsker, så lenge det er PDF.