Enda viktigere for arbeidsgiver å innrapportere riktig pensjon

Fra 1. januar 2021 ble arbeidsgivere pliktig å oppgi i a-meldingen hvilken pensjonsinnretning de har avtale med. Pensjonsinnretning er den pensjonsleverandøren eller pensjonskassen det er inngått avtale om sparing med.

Pensjonsbransjen gis i løpet av 2021 tilgang til data rapportert av arbeidsgiver i a-meldingen. Informasjon oppgitt i a-meldingen vil bli brukt til å dele opplysninger om inntekt og arbeidsforhold fra Skatteetaten og NAV til pensjonsinnretningen virksomheten har avtale med.

Opplysningene vil brukes til ajourhold av pensjonssparing i henhold til OTP-lovens § 2, og innebærer at dagens dobbeltrapportering vil bortfalle for arbeidsgivere og gi bedre kvalitet på opplysningene.

Som arbeidsgiver bør du sette deg inn i pensjonsordningen og dine plikter, og legge til rette for at de ansatte også har god kunnskap.

Spør regnskapsføreren din om du er usikker eller trenger bistand!

Hva er du pliktig å innrapportere når, og hva skjer om du unnlater å gjøre det?

Nedenfor finner du informasjon om:

• Kort om pensjon for arbeidsgivere
• Råd til deg som arbeidsgiver om pensjonsrapportering
• Hva regnskapsføreren kan bistå deg med
• Hva skjer om opplysningene ikke innrapporteres?

Kort om pensjon for arbeidsgivere

OTP er en forkortelse for obligatorisk tjenestepensjon, og er en pensjonsordning for dine ansatte. De aller fleste arbeidsgivere i privat sektor plikter å opprette en pensjonsordning for de ansatte og betale en prosentdel av de ansattes lønn til pensjonssparing.

Private arbeidsgivere som er pålagt å opprette pensjonsordning er foretak som har

• minst to personer i foretaket som begge har en arbeidstid og lønn som utgjør 75 prosent eller mer av full stilling eller
• minst én arbeidstaker uten eierinteresse i foretaket som har en arbeidstid og lønn i foretaket som utgjør 75 prosent eller mer av full stilling

Obs! Nye regler fra 1. januar 2022 opphever tidligere minstekrav til 20 prosent stilling for rett på medlemskap: Pensjon fra første krone

Ulike pensjonsordninger

Når du skal opprette pensjonsordning står du fritt til å velge mellom innskudds-, foretaks- eller tjenestepensjon.

Innskuddspensjon

Innskuddspensjon er den vanligste pensjonsordningen. I en innskuddsbasert pensjonsordning blir årlig sparing fastsatt som en prosentandel av lønn (minimum 2 prosent). Pensjonsutbetalingene vil avhenge av innbetalingene og avkastningen av disse.

Foretakspensjon

I en foretakspensjonsordning (også kalt ytelsesordning) skal den ansatte sikres et avtalt pensjonsnivå, når man også tar hensyn til pensjon fra folketrygden. Premien vil variere fra år til år, og stiger med lønnsutviklingen.

Tjenestepensjon

Tjenestepensjon er en kombinasjon av innskudds- og foretakspensjon. Arbeidsgiver skal i opptjeningsperioden bygge opp medlemmenes pensjonsbeholdning ved årlige innskudd i prosent av lønn. Pensjonsbeholdningen sikrer en fastsatt utbetaling fra pensjonsalder.

Hva må rapporteres hvor og når?

Som arbeidsgiver må du oppgi opplysninger om pensjonsinnretning (pensjonsleverandør) i A-meldingen fra og med den måneden tjenestepensjonsavtalen trer i kraft, og til og med den måneden tjenestepensjonsavtalen opphører.

Mer informasjon om rapportering finnes i veileder for a-meldingen.

Råd til deg som arbeidsgiver

Få oversikt!

Bestill avstemmingsrapport hos Altinn for å få oversikt over hvilke opplysninger du har sendt inn i en eller flere a-meldinger.

For å sjekke hvilken informasjon som ligger i Aa-registeret må du som arbeidsgiver gå inn på innsynstjenesten for Aa-registeret (tjenesten gir deg oversikt over arbeidsforhold som er rapportert inn via a-meldingen.)

Under «Arbeidsforhold» finner du en oversikt over alle dine ansatte og informasjonen om arbeidsforholdene. Ved feil i dataene må du som arbeidsgiver selv korrigere opplysningene gjennom a-meldingen.

Følgende oppdateringer bør gjøres månedlig i forbindelse med innsending av a-melding (se lenker under):

• Avslutte arbeidsforhold som burde vært avsluttet
• Oppdatere stillingsprosent for arbeidstakere med endringer
• Oppdatere informasjon om permisjoner

A-melding – månedlig oppdatering

Stillingsprosent

Hvis en ansatt har endret stillingsprosent skal du oppgi korrekt stillingsprosent i nåværende rapporteringsmåned, og oppgi korrekt «siste dato for stillingsprosent». Denne datoen kan være tilbake i tid, i inneværende måned, eller fremover i tid.

Ved sykefravær eller permittering skal fortsatt den avtalte stillingsprosenten oppgis.

Se skatteetatens sider om stillingsprosent.

Permisjon

Oppgi permisjonen senest for den kalendermåneden permisjon starter og gjenta til permisjonen avsluttes.

Se skatteetatens sider om permisjon.

Arbeidsforhold – start og slutt

Du må oppgi arbeidstakers startdato for arbeidsforholdet. Oppgi startdato når datoen er kjent og gjenta denne alle måneder, til og med måneden sluttdatoen inntreffer. Du skal ikke oppgi startdato hvis typen arbeidsforhold er pensjon eller andre ytelser utenfor arbeidsforhold.

Du må oppgi arbeidstakers sluttdato for arbeidsforhold som er bestemmende for når rettigheter og plikter opphører, både for deg som arbeidsgiver og for arbeidstakeren. Sammen med sluttdato skal årsak oppgis. Sluttdato oppgis måneden den inntreffer. Den kan oppgis måneden den er kjent, men datoen må da gjentas alle måneder frem til sluttdatoen inntreffer.

Pensjonsinnretning (pensjonsleverandør)

Du må oppgi opplysninger om pensjonsinnretning i a-meldingen fra og med den måneden tjenestepensjonsavtalen trer i kraft, og til og med den måneden tjenestepensjonsavtalen opphører. Merk at pensjonsinnretning skal oppgis for opplysningspliktig (virksomheten) i a-meldingen og ikke for den enkelte inntektsmottaker i virksomheten. Merk også at pensjonsinnretning skal rapporteres i tillegg til avgiftspliktige tilskudd og premier til pensjon.

Lag en rutine

Det kan lønne seg å legge inn en månedlig rutine, for å sikre at du får innrapportert pliktig informasjon til rett tid. Her kan regnskapsføreren bistå deg!

Gi de ansatte informasjon om virksomhetens pensjonsordninger

Veldig mange vet lite om egen pensjon fordi det fremstår som et komplekst og vanskelig.

Som arbeidsgiver bør du sette deg inn i pensjon på en måte som gjør at du kan forklare de ansatte hva det innebærer for dem.

På den måten kan du også bruke pensjonsordningen til å fremstå som en attraktiv arbeidsplass.

Hva regnskapsføreren din kan bistå deg med

Med obligatorisk tjenestepensjon (OTP) oppfyller du som arbeidsgiver de lovpålagte minimumskravene for pensjon. Mange regnskapsførere har god innsikt i pensjon og kan rådgi deg på området.

For eksempel:

• Sikre at dere har de lovpålagte ordningene
• Anbefale hvilken pensjonsordning din virksomhet bør velge for de ansatte
• Sette opp rutiner for månedlig innrapportering og ved endringer

Hva skjer om opplysningene ikke innrapporteres?

Opplysninger om arbeidsforhold, stillingsprosent og permisjon vil deles til pensjonsbransjen for ajourhold av arbeidsgivers OTP-avtale (løsningen er under innføring i 2021).

Ikke-oppdaterte opplysninger vil kunne innebære at pensjonsselskapets beregninger gjøres på et feilaktig grunnlag, at pensjonssparing til ansatte blir feil og/eller at faktura til arbeidsgiver blir uriktig. Feil eller mangler i disse opplysninger kan i noen tilfeller også føre til at det åpnes OTP-tilsynssak mot arbeidsgivere.

Om pensjonsinnretning ikke oppgis, og det er OTP-plikt, vil Skatteetaten kunne opprette OTP-tilsynssak mot arbeidsgiver. Maskinelle løsninger vil fange opp dette på bakgrunn av innlevert a-melding.

Om pensjonsinnretning ikke oppgis vil Skatteetaten ikke kunne dele opplysninger videre til pensjonsinnretningene når den nye delingsløsningen er innført. Det betyr at de du har pensjonsavtale med ikke får nødvendig informasjon til ajourhold av pensjonsavtale og fakturering av kunde.

Sett deg inn i pensjonsordningen og dine plikter som arbeidsgiver, og legg til rette for at de ansatte også har god kunnskap. Spør regnskapsføreren din om du er usikker eller trenger bistand :)