Kan den gode stolen på hjemmekontoret gi deg skattesmell?

Etter over et år på hjemmekontor gleder kanskje du også deg til å komme tilbake på kontoret. Men hva med utstyret som arbeidsgiver har lånt, «lånt» eller gitt deg i mellomtiden – må det tilbake? Og hva kan det bety for deg, skattemessig sett?

Det er ikke til å komme fra at det var mye armer og bein i sving rundt midten av mars 2020.

Tidligere hadde hjemmekontor for de fleste av oss vært noe vi gjorde for å ta imot en håndverker eller kanskje snike oss litt tidlig avgårde på en hyttetur. I 2020 ble det plutselig en veldig mer permanent greie, selv om ingen visste hvor permanent.

Raske tiltak

Gjennom Teams, Zoom og andre webkonferanseløsninger kunne vi se at folk hadde ulike løsninger: Noen presset seg inn i tenåringens gaming-stol, andre hadde helt tydelig vært vant til store skjermer og myste nærsynt inn i en liten laptop-skjerm. Atter andre gned seg jevnlig i korsryggen da det etter hvert ble tydelig at stue- eller kjøkkenbord ikke ga særlig ergonomisk gunstige arbeidsstillinger.

Arbeidsgiverne mobiliserte. Noen steder fikk de ansatte hente skjermer, tastaturer, kontorstoler og/eller annet utstyr av betydning for arbeidssituasjonen, andre steder ble det organisert hjemkjøring av slikt utstyr. Noen ga de ansatte en sum penger for rett og slett å kjøpe seg det nødvendige utstyret selv. Selv Skatteetaten glimtet til med et sjeldent tilfelle av fleksibilitet. Etaten lovet å akseptere at enkelte ytelser ikke ville utløse skatteplikt «såfremt tiltaket er midlertidig og forholdsmessig», og var utløst av Corona-situasjonen.

Men hva nå som vi later til å være på nippet til å vende tilbake til normalen? Kan kontorstolen, skjermen og/eller det ekstra tastaturet som arbeidsgiver lånte deg til ditt «pandemiske» hjemmekontor gi en skattesmell dersom du fortsatt får beholde dem inn i fremtidens «hybride» yrkeshverdag?

Gitt eller utlånt?

– Det er to sentrale spørsmål her. Det ene er om utstyret ble gitt eller lånt ut til den ansatte. Dersom utstyret er brukbart både i arbeidssammenheng og privat, blir det andre spørsmålet hva som var hovedformålet med utlånet eller overføringen, sier Jørgen Strøm-Andresen, fagansvarlig skatt i Regnskap Norge.

Dette er vurderinger som man må forvente at bedriftene foretok på det tidspunktet utlånet eller overføringen skjedde. Hvis arbeidsgiver har gitt bort utstyr til den ansatte og behandlet dette som en skattefri ytelse, må vurderingen ha vært at hjemmekontorsituasjonen skal være en ordning av litt mer permanent karakter og ikke bare avgrenset til corona-tiden. Er det forutsatt at den ansatte skal fast tilbake på kontoret når pandemien er over, tilsier det at utstyret som er gitt bort utgjorde en skattepliktig fordel som skal behandles som dette. Tilsvarende vurderinger vil gjelde dersom arbeidstakeren selv kjøpte utstyr og fikk kostnadene refundert av arbeidsgiver etter bilag.

– Skattefritaket bygger her på en forutsetning om at arbeidstaker ville hatt fradragsrett hvis han hadde måttet dekke utgiftene til kontorutstyret selv. Arbeidsgiver kan skattefritt dekke arbeidstakers kostnader forbundet med inntektsskapende aktivitet i samme utstrekning som arbeidstaker kan kreve fradrag, sier Strøm-Andresen.

Hvis arbeidsgiver derimot har lånt bort utstyr, skjer vurderingen i større grad løpende.

– Ved utlån vurderes hovedformålet løpende etter de gjeldende forhold til enhver tid. Når pandemien går mot slutten og arbeidstakere i større eller mindre grad igjen vender tilbake til kontoret, må det gjøres fornyede vurderinger av hovedformålet ved utlånet dersom det skal fortsette, sier han videre.

Prisen spiller også inn

Det er flere ting å ta hensyn til når det skal vurderes hva som er hovedformålet for utstyret. Blant annet spiller det inn hvor egnet utstyret er til privat bruk, utstyrets beskaffenhet og antatte varighet, og hvor mye det er sannsynlig at utstyret kan komme til å bli brukt i jobbsammenheng fremover.

Videre vil også prisen spille inn. Strøm-Andresen sier at i mange foretak med oversiktlige eierforhold – si, én eller to aksjonærer som begge jobber i selskapet, eller et familieforetak – kan det kanskje i særlig grad være risiko for å tøye grensene for hva som er tillatt innenfor det skattefrie ved at finere kontorutstyr (som grenser mot privat interiør) utgiftsføres på firmaet.

– Det er de samme reglene som gjelder her som i firmaer med mer uavhengige forhold mellom arbeidsgiver og ansatt. I det sistnevnte tilfellet vil dette i større grad regulere seg selv, siden arbeidsgiver da ikke vil være interessert i å dekke høyere kostnader enn nødvendig, sier han.

Snakk med regnskapsfører

Men selv om prisen spiller inn, kan altså hvert tilfelle vurderes individuelt. Litt ekstra pengebruk er derfor likevel ikke utelukket:

– Det kan for eksempel la seg forsvare å kjøpe inn en spesielt dyr kontorstol til en ansatt som har et særskilt behov for en stol med flere innstillingsmuligheter, sier Strøm-Andresen.

Uansett: Det er trolig et godt råd at man dokumenterer hvilke vurderinger som gjøres i forbindelse med anskaffelser som kan ligge i grensesonen for hva som yrkesmessig kan forsvares.

– Og uansett vil det være en god idé å diskutere dette med sin regnskapsfører i forkant. Da reduserer du sjansen vesentlig for at kontorstolen du sitter på senere gir en kjedelig skattesmell, sier Strøm-Andresen.