Hvitvasking – husk å oppdatere status på reelle rettighetshavere og PEP

Det er også viktig å merke seg de spesielle oppbevaringsreglene.

Del

Hvem som er reelle rettighetshavere og politisk eksponerte personer (PEP) skal følges opp løpende. 

Mer presist krever hvitvaskingsloven § 24 annet ledd at regnskapsførere og andre rapporteringspliktige jevnlig gjennomfører kundetiltak som ledd i løpende oppfølging. I Regnskap Norges standardrutine er det lagt til grunn at dette minimum skjer årlig, men det må også skje når det er tvil om registrerte opplysninger er korrekte eller tilstrekkelige. Dersom det eksempelvis skjer et eierbytte, må det tas stilling til om dette påvirker hvem som er å anse som reell rettighetshaver og om ny eier er å anse som PEP.

Hyppigheten påvirkes også av risikoen på oppdraget. Høy risiko tilsier hyppigere overvåking og oppfølging. 

Nedenfor finner du en oppsummering på hvem som er å anse som reell rettighetshaver og PEP, men først en påminnelse om de viktige oppbevaringsreglene.

Evig oppbevaring – pluss fem år

Foruten å holde oversikt over hvem som er reelle rettighetshavere og PEP’er, er det viktig å merke seg de litt spesielle oppbevaringsreglene. Disse er svært viktige å merke seg, ikke minst fordi det må forventes at Finanstilsynet vil ha fokus på dette ved sine kontrollaktiviteter.

På hvitvaskingsområdet er det som overskriften sier evig oppbevaring. Pluss fem år!

Det dette betyr er at dokumentasjon på tiltak som gjøres for å forstå eierskaps- og kontrollstruktur hos kunden, kundetiltak, undersøkelser mv skal oppbevares så lenge oppdragsforholdet består, og i tillegg fem år etter at oppdraget er avsluttet. Etter disse fem årene foreligger det plikt til å slette personopplysninger, men annen dokumentasjon kan oppbevares også lenger. Hjemmelen for dette er hvitvaskingsloven § 30.

Som det fremkommer av hvitvaskingsrundskrivet kapittel 8 skal regnskapsførerforetaket oppbevare all informasjon som blir innhentet, selv om informasjonen blir erstattet av ny og oppdatert informasjon. Eksempelvis må foretaket oppbevare informasjon om alle personer som én gang har vært reelle rettighetshavere, selv om disse ikke er reelle rettighetshavere på tidspunktet for avslutningen av kundeforholdet.

Dokumentasjonen skal oppbevares på et medium som opprettholder lesekvaliteten i hele oppbevaringsperioden. Det skal foreligge sikkerhetskopi av elektronisk materiale. Sikkerhetskopien skal oppbevares atskilt fra originalen.

 

Reelle rettighetshavere

Hvem som er å anse som reell rettighetshaver handler om den eller de fysiske personene som i realiteten eier eller kontrollerer kunden. I tillegg vil fysisk person som en transaksjon eller aktivitet utføres på vegne av anses som en reell rettighetshaver.

I et enkeltpersonforetak handler dette om personer som eventuelt har kontrollerende innflytelse på foretaket i tillegg til kunden selv. Se hvitvaskingsloven § 12 for mer informasjon.

I selskaper er kretsen langt mer omfattende, og her er det viktig å være klar over at kretsen er utvidet i forhold til den gamle hvitvaskingsloven.

Det som anses som reelle rettighetshavere i selskaper er fysiske personer som alene eller sammen med nærstående, direkte eller via andre foretak:

  1. Eier mer enn 25 % av eierandelene
  2. Kontrollerer mer enn 25 % av det totale antallet stemmer i foretaket
  3. Har rett til å utpeke eller avsette mer enn halvparten av foretakets styremedlemmer eller tilsvarende
  4. På grunn av avtale med eiere, medlemmer, den juridiske personen eller sammenslutningen, vedtekter eller tilsvarende, kan utøve kontroll i samsvar med bokstav a, b eller c
  5. På annen måte utøver kontroll over den juridiske personen eller sammenslutningen

Som om ikke dette er nok skal også den som innehar slik innflytelse over et selskap mv, anses som reell rettighetshaver i annet selskap mv hvor det førstnevnte selskapet har tilsvarende innflytelse som nevnt i opplistingen. Dersom selskap A har en reell rettighetshaver, vil denne også være reell rettighetshaver i selskap B dersom selskap A for eksempel eier mer enn 25 % av aksjene i B.

Hjemmelen for dette er hvitvaskingsloven § 14 første ledd, jf også andre ledd.

Hvem som anses som reell rettighetshaver i stiftelser fremgår av hvitvaskingsloven § 14 tredje ledd. I utenlandske truster og lignende juridiske arrangementer er reelle rettighetshavere definert i fjerde ledd.

Politisk eksponerte personer

Listen over politisk eksponerte personer er ganske omfattende, men her er det verdt å merke seg at det stort sett er snakk om personer som opererer på nasjonalt og internasjonalt nivå, altså ikke på kommunalt og fylkeskommunalt nivå:

  1. statsoverhode, regjeringssjef, minister eller assisterende minister
  2. medlem av nasjonalforsamling
  3. medlem av styrende organ i politisk parti
  4. medlem av høyere rettsinstans som treffer beslutning som ikke eller bare unntaksvis kan ankes
  5. medlem av styre i riksrevisjon, revisjonsdomstol eller sentralbank
  6. ambassadør, chargé d'affaires eller militær offiser av høyere rang
  7. medlem av administrativt, ledende eller kontrollerende organ i statlig foretak
  8. direktør, styremedlem eller annen person i øverste ledelse i internasjonal organisasjon.

Les mer