Anti-hvitvasking – har du kontroll på dine plikter?

Her får du ei sjekkliste med åtte sentrale spørsmål.

Del

Den nye hvitvaskingsloven har vært i kraft snart to år, siden 15. oktober 2018. Det som er helt sikkert er at dette fagfeltet ikke er enkelt å orientere seg i eller være trygg på. I denne artikkelen vil vi gi deg en oversikt over hva regnskapsforetaket må ha på plass og hva dere må huske på.

Hvis det er noe som mangler i ditt regnskapsforetak, bør dere følge opp snarlig. Det er fare for saftige bøter på hvitvaskingsområdet.

1. Hvitvaskingsrundskrivet

Første spørsmål er om du har lest Finanstilsynets hvitvaskingsrundskriv?

Hvis du ikke har fått lest rundskrivet ennå må du få gjort dette snarlig. Finanstilsynet forutsetter at autoriserte regnskapsførere leser de rundskriv som er myntet på vår yrkesgruppe, og dette rundskrivet er spesielt viktig.

Du finner rundskriv 15/2019 for regnskapsførere her.

Er du revisor finner du rundskriv 14/2019 for revisorer her.

2. Hvitvaskingsrutine

Det andre spørsmålet er om regnskapsforetaket har fått på plass en hvitvaskingsrutine?

Her er det viktig at dere er sikre på at rutinen dere har er tilpasset den nye hvitvaskingsloven.

I Regnskap Norges kvalitetssikringssystem KS Komplett kom vi med en rutinemal tilpasset den nye loven i januar 2019, og deretter en ny versjon for regnskapsførerselskaper i februar 2020. Den siste utgaven ivaretar Finanstilsynets forventninger som er tatt inn i Finanstilsynets rundskriv. Vi anbefaler alle regnskapsførerselskaper å bruke den siste versjonen.

I juli 2020 la vi ut en egen versjon for regnskapsforetak som driver som enkeltpersonforetak.

Hvilken versjon dere eventuelt bruker finner du enkelt ved å se nederst på rutinedokumentet.

3. Virksomhetsinnrettet risikovurdering

Det tredje spørsmålet er om dere har foretatt en risikovurdering av egen virksomhet?

Den største nyheten i ny hvitvaskingslov var at alle rapporteringspliktige skal foreta såkalt virksomhetsinnrettet risikovurdering.  I dette ligger at regnskapsforetaket må ta stilling til hva som gjør egen virksomhet sårbar og om dette er forhold som krever ekstra oppmerksomhet i arbeidet mot hvitvaskingstilfeller og terrorfinansiering.

Slik virksomhetsinnrettet risikovurdering må foretaket gjennomføre og holde vedlike.

I KS Komplett er virksomhetsinnrettet risikovurdering tatt inn som del av hvitvaskingsrutinen.

4. Risikobaserte kundetiltak

Det fjerde spørsmålet er om dere gjennomfører risikobaserte kundetiltak?

Første gang vi fikk hvitvaskingslovgivning skulle det gjennomføres ID-kontroll av kundene. Senere kom den mer utvidete kundekontrollen. Dette er nå erstattet med det som kalles «risikobaserte kundetiltak».

I risikobaserte kundetiltak ligger blant annet at kundens identitet skal bekreftes, reelle rettighetshavere og politisk eksponerte personer skal identifiseres, og i tillegg skal det tas stilling til kundens risikoprofil.

En kunde med høy risikoprofil må naturlig nok følges opp tettere enn en kunde med lav eller normal risiko.

I KS Kompletts rutinemaler har vi behandlet risikobaserte kundetiltak kortfattet i hovedrutinen, og heller tatt inn to «steg for steg»-rutiner som vedlegg til hovedrutinen:

  • Rutine ved etablering av kundeforhold for fysisk person (privatperson og innehaver av enkeltpersonforetak)
  • Rutine ved etablering av kundeforhold for juridisk person (selskap, stiftelse mv.)

Hvitvaskingsloven fokuserer mye på reelle rettighetshavere og politisk eksponerte personer (PEP). Hvem som er å anse som dette bør du ha god kontroll på. Les mer om reelle rettighetshavere og PEP her.

I KS Komplett har vi lagt inn to varianter av egenerklæringer; én for kunde som er fysisk person og én for juridisk person. Merk at dette ikke er pliktig å ha etter hvitvaskingsloven, men vi har lagt opp til at de er pliktige å bruke i rutinemalen. Hvis denne teksten er beholdt, skal egenerklæring innhentes på nye oppdrag. Egenerklæringene er ment til hjelp i arbeidet med å finne ut hvem og om det finnes reelle rettighetshavere og PEP, og ikke minst bidra til at kunden holder regnskapsforetaket oppdatert når det skjer endringer.

Tidligere var det ikke nødvendig å innhente legitimasjon på personer du kjenner, gjerne omtalt som «kjent kunde». Dette praktiske unntaket er tatt vekk i den nye loven. Les mer om dette her.

5. Hvitvaskingsansvarlig

Det femte spørsmålet er om dere har utpekt hvitvaskingsansvarlig?

Svaret på dette er temmelig sikkert et klart JA. Det er likevel verdt å merke seg at Finanstilsynet har lagt til grunn at i mindre regnskapsførerselskaper må hvitvaskingsansvarlig være en person i den øverste ledelsen; enten daglig leder eller styremedlem.

Når hvitvaskingsansvarlig ikke inngår i den øverste ledelse må selskapet begrunne hvorfor og dokumentere begrunnelsen.

I enkeltpersonforetak vil innehaveren være hvitvaskingsansvarlig.

6. Løpende oppfølging

Det sjette spørsmålet er om du og dine medarbeidere følger rutinen i det daglige?

Ja, og det er det virkelig vanskelige spørsmålet. Dette handler om to sentrale oppgaver som skal følges opp løpende:

  1. Holde kundetiltak oppdatert, herunder risikovurdering av kunden
  2. Overvåke transaksjonene

Hvis det skjer noe nytt hos kunden, enten det eksempelvis er flytting, endringer på eier- eller ledelsessiden eller bransjetilhørighet, er det grunn til å stoppe opp og tenke om kundetiltaksskjema må oppdateres og risiko vurderes på nytt.

Når det gjelder transaksjonene mener vi en god huskeregel er om det skjer noe uvanlig hos kunden som regnskapsmedarbeider stusser over. En slags «Hæ, hva er dette?»-regel.

Dette er en første indikasjon på å foreta ytterligere undersøkelser. I slike tilfeller må medarbeideren ta en titt i rutinen og se hva som skal gjøres. Det er ikke så mye som skal til for at det skal foretas nærmere undersøkelser:

  1. Det er umiddelbart vanskelig å forstå formålet med transaksjonen (les: «Hva har dette med bedriften å gjøre?»)
  2. Transaksjonen er usedvanlig stor eller kompleks
  3. Transaksjonen er uvanlig ut fra kundens normale mønster av transaksjoner
  4. Transaksjonen foretas til eller fra person i et land eller område som ikke har tilfredsstillende tiltak mot hvitvasking og terrorfinansiering
  5. Transaksjonen har på annen måte uvanlig karakter

Dersom transaksjonen faller inn under disse punktene, er tiden inne for å lage dokumentasjon. I KS Komplett har vi laget en avviksrapport for slike tilfeller. Husk å bruke slik dokumentasjon, selv om det fortsatt virker usannsynlig at vi har med noe som skal innrapporteres til Økokrim.

Dere blir kontrollert på at dere gjennomfører løpende oppfølging, og det kan for de fleste regnskapsforetak fremstå som ganske usannsynlig at det aldri har vært noen endringer ved kunden (kundetiltaksskjema) eller transaksjoner som medarbeider har stusset over (avviksrapport).

7. Opplæring

Det syvende spørsmålet er om dere har gjennomført og dokumentert opplæringstiltak på hvitvaskingsområdet?

Det skal gjennomføres opplæring av ansatte og andre som er involvert i oppdragsutførelsen. Opplæringen skal både ta for seg hvilke forpliktelser regnskapsforetaket har etter hvitvaskingsloven og gjøre medarbeiderne i stand til å gjenkjenne forhold som kan indikere hvitvasking og terrorfinansiering. Til dette kan hvitvaskingsrutinen og sjekkliste over hvitvaskingsforhold brukes aktivt.

Vi anbefaler at dere dokumenterer opplæringstiltak tilbake til den nye loven trådte i kraft.

I KS Komplett har vi laget et forslag til opplæringsplan med dokumentasjon.

Hos Regnskap Norge kan du ta kurset «Det nye hvitvaskingsregelverket» både stedlig og via stream. Vi tilbyr også nettkurset «Hvitvaskingsloven – nye krav og rutiner».

Om ikke lenge kommer vi med nye tilbud for opplæring av medarbeidere. Det ene er en opplæringsapp og i tillegg nettkurs. Følg med!

8. Internkontroll

Det åttende og siste spørsmålet er om dere gjennomfører internkontroll av at hvitvaskingsrutinen fungerer?

Internkontrollen har hvitvaskingsansvarlig og daglig leder et særskilt ansvar for. Blant annet skal virksomhetsinnrettet risikovurdering vurderes og oppdateres årlig, med saksbehandling i styret.

Vi mener dette med fordel kan gjennomføres samtidig med den årlige gjennomgangen av risikosituasjonen som skal utføres etter risikostyringsforskriften. Og høsten er et egnet tidspunkt.


Oppsummert

Kan dere kvittere ut de åtte spørsmålene over som oppfylt, da ligger dere godt an med tanke på å oppfylle hvitvaskingsregelverket.

Les også:

Hvitvasking - ofte stilte spørsmål